Accounting Specialist

О позиции

Мы ищем опытного специалиста по бухгалтерскому учёту, который будет отвечать за операционную бухгалтерию нашего растущего цифрового агентства. Вы будете работать напрямую с руководством компании и внешним сертифицированным бухгалтером, обеспечивая точность данных в QuickBooks Online, своевременную биллингу клиентов и бесперебойную работу с поставщиками и зарплатой. Идеальный кандидат — внимательный к деталям, любопытный и отзывчивый, способный самостоятельно решать рутинные задачи и вовремя эскалировать сложные решения. Позиция полная занятость.

Чем заниматься

• Сверка всех банковских и кредитных счетов еженедельно и в конце месяца в QuickBooks Online
• Выполнение сводок каждое воскресенье/понедельник для соответствия балансов QuickBooks реальным выпискам
• Оперативное выявление и маркировка расхождений (пропущенные депозиты, дубликаты, неверные суммы)
• Трассировка нестандартных транзакций до банка, счета или контракта перед проводкой; journal entries требуют утверждения руководства
• Подготовка ежемесячных P&L, баланса и отчёта по просроченной дебиторке к 10 числу с полным закрытием всех счетов
• Поддержание чистоты финансовой документации для квартального аудита CPA
• Ежемесячный биллинг всех регулярных клиентов через платформу Nickel (1 число каждого месяца)
• Выставление разовых проектных счетов при подписании новых контрактов
• Отслеживание неоплаченных счетов и отправка напоминаний по просрочке 15+ дней
• Ввод счетов поставщиков, планирование платежей и актуализация записей контрагентов
• Сбор данных о часах подрядчиков, изменениях ставок и новых сотрудниках для двухнедельного цикла оплаты труда
• Подача и подтверждение входных данных по зарплате перед каждым дедлайном ADP
• Создание и поддержка письменных SOP для всех повторяющихся процессов
• Автоматическое решение типовых задач через правила и шаблоны QBO
• Ответы на вопросы клиентов, поставщиков и команды в течение одного рабочего дня
• Эскалация только вопросов, требующих решений, с предварительными исследованиями

Что ждут

• От 3 лет опыта полного цикла бухгалтерии для малых предприятий США
• Ежедневная практическая работа с QuickBooks Online (банковские потоки, правила, сверки)
• Опыт выставления счетов, взыскания дебиторской задолженности и кредиторской задолженности для сервисного бизнеса
• Знакомство с американскими требованиями по оплате труда (сотрудники W-2 и 1099) и платформами вроде ADP или Gusto
• Сильный письменный английский для деловой переписки с клиентами и поставщиками
• Доказанное внимание к деталям и привычка документировать свою работу
• Самостоятельность в решении рутинных задач и умение определить момент для эскалации

Будет плюсом

• Опыт работы с Nickel или аналогичными платформами биллинга и платежей
• Опыт поддержки цифрового агентства или профессиональной сервисной фирмы
• Опыт работы с внешним CPA при квартальных обзорах и годовом закрытии
• Сертификация QuickBooks Online ProAdvisor
• Опыт написания SOP или процессной документации

Условия

• Полная занятость в растущем цифровом агентстве
• Работа с современными финансовыми инструментами (QuickBooks Online, ADP, Nickel)
• Прямое взаимодействие с руководством и командой
• Возможность автоматизации и создания собственных процедур
• Удалённая работа из Филиппин

Навыки

• QuickBooks Online
• Reconciliation
• Accounts Receivable
• Accounts Payable
• Payroll Processing
• Financial Reporting
• US GAAP
• ADP
• Bank Feeds
• SOP Documentation
• W-2
• 1099
• Month-end Close

Могут спросить на собеседовании

1. Расскажите о вашем опыте проведения сводок банковских счетов и закрытия месяца. Какую систему или процессы вы использовали?
2. Как вы работаете с расхождениями между банковскими выписками и учётной системой? Приведите пример.
3. Какие шаги вы предпринимаете для своевременной оплаты счетов клиентов и управления просроченной дебиторкой?
4. Опишите ваш опыт работы с платформу для зарплаты (например, ADP, Gusto). Какие типы работников вы обрабатывали?
5. Как вы организуете документирование ваших процессов? Можете привести пример созданной вами SOP?