Executive Assistant to the CEO, AHG

О позиции

Allia Health Group переосмысливает подходы к доступным решениям в области анти-эйдж и wellness, предлагая персонализированные продукты широкой аудитории. Компания включает Southend Pharmacy, Brello Health и HelloWellness. На эту позицию требуется опытный профессионал, способный работать автономно в высокодинамичной среде, принимать сложные решения о приоритетах времени CEO и обеспечивать бесперебойную работу executive команды по мере масштабирования организации.

Чем заниматься

• Полное управление календарём CEO: планирование, приоритезация, разрешение конфликтов и перенос встреч
• Триаж входящих запросов от executive команды, внутренних подразделений, вендоров и внешних партнёров; эскалация только действительно срочных вопросов
• Защита стратегических блоков времени CEO от необоснованных вмешательств
• Подготовка ежедневных брифов, повесток и предматериалов к meetings
• Выступление связующим звеном между CEO и командой AHG, отслеживание commitment across functions
• Участие во встречах от имени CEO с представлением его приоритетов и позиций
• Ведение executive team cadence: agendas, notes, action items с владельцами и дедлайнами
• Отслеживание OKR and quarterly planning rhythms по команде
• Подготовка board materials, investor updates и корпоративной отчётности
• Координация с finance, HR, legal и People Ops функциями от имени CEO
• Организация travel, events, town halls и all-hands meetings включая logistics и post-event follow-up

Что ждут

• Более 10 лет поддержки C-level или senior executives, желательно в healthcare или high-growth startup
• Глубокое понимание executive-level decision-making с ability предлагать обоснованные точки зрения бизнесу
• Кредит и присутствие для представления CEO на meetings с senior leaders и partners
• Подтверждённый опыт управления доступом к senior leader включая declined и redirected requests без эскалации
• Проверенный опыт автономной работы в fast-moving high-growth организациях
• Опыт планирования и координации events от leadership offsites до company-wide meetings
• Исключительные письменные и вербальные коммуникационные навыки на английском
• Высокий эмоциональный интеллект и способность обрабатывать конфиденциальную информацию с абсолютной дискретностью
• Продвинутый Excel включая pivot tables, formulas и создание trackers reports
• Fluency с Google Workspace, Slack, Zoom и modern project management tools
• Hands-on использование AI tools (ChatGPT, Claude, Gemini) в daily work для drafting, summarizing и automation

Будет плюсом

• Билингвализм на английском и испанском языках
• Опыт работы в healthcare или consumer wellness секторе
• Предварительные знания anti-aging wellness industry

Условия

• Работа в миссионерской компании redefineing health industry trends
• High-trust position с реальным влиянием на strategic direction organization
• Возможность growth scope over time с expansion в deeper involvement в planning
• Full remote setup с occasional onsite visits в Houston office
• Конфиденциальность enhanced obligations и background screening as standard practice
• Шанс develop relationship with founding teams и operate at scale

Навыки

• Executive Support
• Calendar Management
• Stakeholder Management
• Project Management
• Business Communications
• Microsoft Excel
• Google Workspace
• Slack
• Zoom
• AI Tools
• Event Planning
• Travel Coordination
• Spanish Language

Могут спросить на собеседовании

1. Опишите ваш опыт поддержки C-level executive и конкретные примеры того, как вы управляли их временем и приоритетами в условиях многозадачности.
2. Как вы принимаете решение о том, какие запросы получить у CEO, а какие redirect или resolve самостоятельно?
3. Приведите пример ситуации, когда вам пришлось отказаться или перенаправить запрос senior stakeholder — как вы выстроли диалог?
4. Какие инструменты и методы используете для organisation of complex projects и tracking commitments across multiple teams?
5. Как вы поддерживаете confidentiality при работе с highly sensitive business and personnel information?