Executive Assistant - AI & Business Operations

О позиции

Мы — стартап, где приоритеты меняются быстро, процессы находятся в развитии, и несколько важных инициатив часто реализуются параллельно. Мы ищем исполнителя, который любит такую среду и может привнести структуру, спокойствие и надёжное исполнение в насыщенный рабочий день. Наша работа охватывает HR, финансы, IT и маркетинг, при этом ИИ играет практическую роль в организации информации, координации работы и улучшении процессов. На этой позиции вы станете доверенным помощником генерального директора, превращающим приоритеты в четкие действия и следящим за их выполнением.

Чем заниматься

• Перевод приоритетов генерального директора в исполняемые планы с ясными ответственными, дедлайнами и последующим контролем
• Поддержание обзора текущих инициатив, выявление зависимостей и раннее информирование о задержках или решениях
• Координация работы команды стартапа, внешних партнёров и поставщиков услуг
• Подготовка кратких исследований, брифов для встреч, сравнений и рекомендаций для поддержки принятия решений
• Организация встреч, переписки и расписаний, фиксация решений и обеспечение выполнения согласованных действий
• Поддержка HR-операций через координацию рекрутинга, онбординга, документации и follow-up
• Поддержка финансово-операционных процессов через организацию счетов, расходов, графиков платежей и информации для бухгалтерии
• Поддержка маркетинговых инициатив через организацию брифов, активов, дедлайнов и коллаборации с внутренними и внешними исполнителями
• Координация IT-запросов, требований доступа, подписок на ПО и коммуникации с техническими коллегами
• Организация и улучшение использования Microsoft 365 командой генерального директора и стартапа

Что ждут

• Опыт административной поддержки руководителей, операционного менеджмента или проектной координации
• Понимание основ HR, финансов, IT и маркетинга для координации задач и своевременного привлечения специалистов
• Сильный практический опыт работы с Microsoft 365: Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Excel, Word, PowerPoint
• Умение организовывать коллаборацию через эти инструменты: общие документы, структурированная информация, трек задач
• Уверенное использование Excel для операционных обзоров, сверки информации и подготовки отчётов
• Практический опыт создания или настройки повторных AI-навыков и их применения к реальной работе
• Способность объяснить реализованный вами workflow, включая проверку результатов и обработку ограничений
• Навыки тайм-менеджмента и управления несколькими рабочими направлениями без постоянных напоминаний
• Чёткие письменные и устные коммуникативные навыки на английском языке
• Здоровое суждение о конфиденциальности, правах доступа и информации, передаваемой в AI-инструменты
• Стойкость и адаптивность в среде стартапа: меняющиеся приоритеты, неполная информация, высокие нагрузки
• Готовность брать ответственность, самостоятельно решать рутинные вопросы и оперативно эскалировать риски

Будет плюсом

• Непосредственная работа с основателями или поддержка небольших команд стартапов
• Опыт улучшения процессов, охватывающих несколько бизнес-функций
• Использование AI-агентов, интеграций инструментов или платформ автоматизации для снижения рутины
• Hands-on опыт с Power Automate, Microsoft Copilot и Copilot Studio для создания автоматизаций и AI-ассистентов
• Разработка повторяемых процедур и общих знаний, доступных другим членам команды
• Координация рекрутинга, финансового администрирования, поставщиков или маркетинговой доставки

Условия

• Тесное сотрудничество с генеральным директором и широкий обзор работы стартапа
• Ощутимая ответственность за операционную работу и улучшение процессов
• Широкая роль, сочетающая исполнительскую поддержку, координацию команды и практическое использование AI
• Полностью удалённый формат работы
• Ежемесячная компенсация в долларах США

Навыки

• Microsoft 365
• Outlook
• Teams
• SharePoint
• OneDrive
• Excel
• Word
• PowerPoint
• Power Automate
• Microsoft Copilot
• Copilot Studio
• AI Workflow Automation
• Project Management
• Executive Assistance
• Process Improvement
• Cross-functional Coordination
• Data Management
• Confidentiality Management
• Task Tracking
• Budget Coordination
• Recruitment Coordination

Могут спросить на собеседовании

1. Расскажите о ситуации, когда вам пришлось координировать задачи между несколькими отделами при ограниченных ресурсах. Как вы приняли решение о приоритетах?
2. Опишите AI-процесс или шаблон, который вы создали или значительно доработали. Какую бизнес-задачу он решал и как вы проверяли его результаты?
3. Как вы организуете свою работу, если задачи поступают хаотично и приоритеты меняются ежедневно? Приведите пример из вашего опыта.
4. Представьте, что генеральный директор просит о невыполнимом в срок дедлайне. Ваши действия?
5. Какие метрики или механизмы вы используете для обеспечения конфиденциальности при работе с чувствительными данными и AI-инструментами?