Executive Assistant (012-1466)

О позиции

Вы будете работать напрямую с основателем строящейся гражданской компании в Таунсвилле, штат Квинсленд. Это роль правой руки основателя — вы возьмёте на себя административные, бухгалтерские и организационные задачи, чтобы он мог сосредоточиться на работе на объектах. Роль начинается как персональный ассистент с возможностью расширения функционала по мере роста бизнеса. Все взаимодействие удалённое, график синхронизирован с австралийским рабочим временем (AEST).

Чем заниматься

• Управление почтой основателя: фильтрация важных писем и ответы от его имени
• Ведение календаря и планирование встреч как бизнес, так и личных
• Трекинг сроков оплаты council rates и других обязательных платежей
• Превращение сообщений, звонков и голосовых заметок в выполненные задачи
• Связь с поставщиками, клиентами и сервисными провайдерами от лица основателя
• Ведение дневника перемещений и записей о затратах
• Бухгалтерия в Xero: сверка счетов, категоризация транзакций
• Подготовка фактур для клиентов включая услуги техники
• Ежедневная подготовка информации для еженедельного расчёта зарплаты
• Ведение системы NextMinute для учёта перемещений техники и материалов
• Регистрация часов сотрудников по работам и площадкам
• Учёт поставок материалов по проектам и клиентам
• Написание SOP и создание playbook для масштабируемых рабочих процессов
• Исследование и внедрение нового ПО для управления проектами

Что ждут

• 3+ года опыта работы исполнительным или личным ассистентом владельца бизнеса
• Опыт ведения бухгалтерии, желательно в Xero (реконсиляция, инвойсинг, счета)
• Отличные устные и письменные навыки английского языка, уверенность при телефонном общении с австралийскими компаниями
• Высокая организованность, дисциплина в соблюдении дедлайнов и оплат
• Проактивность и самостоятельность в выполнении коротких инструкций
• Опыт в строительстве, гражданских земляных работах, торговле или аренде оборудования
• Знание строительных терминов: plant, tonnages, takeoffs, site deliveries
• Опыт работы с Australian payroll и табелями времени
• Опыт использования систем управления работой: NextMinute, ServiceM8, Buildxact, Tradify или аналогичных
• Опыт поддержки австралийских клиентов и работы в часовом поясе AEST

Будет плюсом

• Опыт написания технической документации и SOP
• Опыт анализа затрат и бюджетирования проектов
• Знание австралийского налогового законодательства для малого бизнеса

Условия

• Работа напрямую с основателем растущего бизнеса
• 100% удалённый формат из филиппинской локации
• Гибкий график с возможностью ранних стартов
• Возможность роста и расширения зоны ответственности по мере развития компании
• Построение долгосрочных отношений с австралийской компанией

Навыки

• Xero
• Google Workspace
• Microsoft 365
• WhatsApp
• SMS
• NextMinute
• ServiceM8
• Buildxact
• Tradify
• Project Management Software
• Bookkeeping
• Bank Reconciliation
• Invoicing
• Payroll Administration
• Time Tracking
• SOP Documentation
• Excel
• Calendar Management
• Email Management

Могут спросить на собеседовании

1. Опишите ваш опыт работы в качестве исполнительного помощника руководителя бизнеса.
2. Какой у вас опыт работы с системой Xero? Приведите примеры задач, которые вы выполняли.
3. Как вы организовывали свою работу при поддержке австралийского клиента в другом часовом поясе?
4. Было ли у вас дело со строительными терминами или проектами до этого? Как вы быстро осваиваете новые сферы?
5. Приведите пример ситуации, когда вы выявили проблему самостоятельно и решили её до того, как она стала критичной.