Virtual Executive Assistant

О позиции

Bloom Talent — это инициатива компании The Bloom Africa, которая соединяет обученных сертифицированных африканских женщин-профессионалов с растущими компаниями по всему миру. Мы занимаемся поиском, проверкой и карьерной поддержкой, поэтому каждый специалист получает заработную плату в долларах с понятным путём развития. В этой роли вы обеспечите административную и операционную поддержку основателю, охраняя его время и обеспечивая продвижение рабочих задач.

Чем заниматься

• Управление календарями, встречами, сроками, напоминаниями и командировками
• Подготовка повесток собраний, протоколов, пунктов действий и списка приоритетов
• Организация электронной почты, документов и записей, поддержка личных административных запросов
• Ведение точных записей о клиентах, поставщиках, лидах, контрактах и invoices
• Составление документов, предложений, чек-листов и исследовательских сводок
• Выявление пробелов и рекомендации по оптимизации повторяющихся задач
• Обработка коммуникаций с клиентами, потенциальными клиентами и поставщиками
• Мгновенное acknowledgment запросов и follow-up по предложениям и непроверенным сообщениям
• Регулярные сводки по коммуникациям клиентов, ожидающим вопросам и следующим шагам
• Актуализация задач в Asana и Google Workspace
• Помощь с обновлениями сайта, социальными сетями и отслеживанием лидов
• Ежедневные статус-отчёты о выполненной работе, прогрессе и препятствиях

Что ждут

• Опыт поддержки руководителей, основателей или владельцев малого бизнеса
• Сильные навыки письменной и устной коммуникации, организации и follow-up
• Уверенное владение Google Workspace
• Готовность осваивать Asana
• Соблюдение конфиденциальности информации и надёжность в выполнении задач
• Рабочее оборудование, стабильный интернет и запасной вариант подключения

Условия

• Заработная плата в долларах США с чётким путём карьерного роста
• Полный рабочий день (40 часов в неделю), полностью удалённо
• Гибкий график в рабочем поясе Атланты (восточное время)
• Профессиональная сертификация Path to Bloom от Bloom Talent
• Поддержка в sourcing, vetting и карьерном развитии
• Возможность работы из Нигерии, Кении или Ганы

Навыки

• Google Workspace
• Asana
• Calendar Management
• Email Management
• Meeting Coordination
• Executive Support
• Document Preparation
• Client Communication
• Remote Work
• Task Management

Могут спросить на собеседовании

1. Опишите ваш предыдущий опыт поддержки руководителей или владельцев бизнеса. Какие задачи вы выполняли?
2. Как вы организуете управление несколькими календарями и приоритетами одновременно?
3. Какие инструменты вы используете для управления задачами и документами? Готовы ли вы быстро освоить Asana?
4. Как вы обеспечиваете соблюдение конфиденциальности при работе с чувствительной информацией?
5. Что делаете, если возникают проблемы с интернетом или электроснабжением во время рабочего дня?