Executive Assistant (Job ID: FLOSAM1EA)

О позиции

Компания InsideOutVAS — это калифорнийский бизнес в сфере питания, который готовит свежие завтраки и обеды для частных и государственных школ по всей стране. В рамках масштабирования компании создается позиция исполнительного помощника, который будет напрямую поддерживать основателя в административных задачах, отслеживании закупок, работе с поставщиками и поддержке операционных процессов. Роль идеально подойдёт внимательному человеку, умеющему управлять множеством задач одновременно и владеющему современными инструментами автоматизации.

Чем заниматься

• Поддержка закупок и отслеживание цен у четырёх ключевых поставщиков
• Сравнение затрат и выявление оптимальных цен на ингредиенты и supplies в Excel
• Администрирование CRM-системы (HubSpot) и рабочих инструментов (TrackPod, Hot Lunch)
• Регулярный мониторинг соответствия продуктов требованиям USDA (состав, содержание натрия)
• Организация и планирование ежемесячных заказов с подготовкой сводных таблиц
• Проведение послеконференционного follow-up и управление task directory
• Поиск информации о ПО и услугах, подготовка рекомендаций с сравнительным анализом
• Базовая графическая поддержка с использованием ИИ-инструментов
• Выполнение разовых персональных и административных запросов руководителя

Что ждут

• Свободное владение английским языком (уровень C1 обязательно)
• Флюентный тагалог как обязательное требование
• Экспертные навыки работы с Microsoft Excel (трекинги, сравнения, отчёты)
• Работа в часовом поясе США Pacific (начало смены не позднее 08:00)
• Навыки управления приоритетами и проактивный подход к задачам
• Внимательность к деталям в регулированной среде
• Уверенная работа с цифровыми инструментами и willingness to troubleshoot independently
• Базовые навыки графического дизайна или работа с AI-инструментами

Будет плюсом

• Опыт работы в сфере школьного питания или регулируемых отраслей
• Знание USDA требований и compliance процедур
• Опыт поддержки C-level руководителей
• Навыки аналитики данных и построения дашбордов

Условия

• Конкурентная зарплата $2000–$3000 в месяц
• Полностью удалённая работа из Филиппин
• Непосредственная работа с основателем растущего бизнеса
• Возможность участия в масштабировании международной компании
• Работа с современным tech stack и AI-инструментами
• Гибкость в выполнении ad hoc задач

Навыки

• Microsoft Excel
• HubSpot
• TrackPod
• Hot Lunch
• Claude AI
• Cadence AI
• USDA Compliance
• Vendor Management
• Task Prioritization
• Google Workspace

Могут спросить на собеседовании

1. Как вы организуете рабочий день, когда работаете с несколькими приоритетами и жёсткими дедлайнами?
2. Опишите ситуацию, когда вам пришлось самостоятельно разобраться с технической проблемой в ПО. Какой был результат?
3. Как вы проверяете соответствие продукта регуляторным требованиям? Какие инструменты используете?
4. Расскажите о вашем опыте работы с данными в Excel. Какие функции и методы анализа наиболее эффективны для вас?
5. Какие сложности возникают при переводе задач от руководителя на разных часовых поясах?