Executive Administrative Assistant

О позиции

Вы будете работать напрямую с руководством, обеспечивая поддержку в управлении временем, организацией встреч и документооборота. Компания Wonder Works Construction — один из самых уважаемых застройщиков региона Tri-State с историей с 1987 года, специализирующийся на всех этапах строительства от проектирования до сдачи объектов. В офисе царит атмосфера командной работы, инновационности и результативности.

Чем заниматься

• Быть точкой контакта между руководителями и внутренними/внешними клиентами
• Обрабатывать входящие звонки, сообщения и корреспонденцию
• Отвечать на запросы и вопросы appropriately
• Вести календарь руководителя, организовывать встречи и напоминать о них
• Организовывать командировочные поездки и бронирование транспорта
• Вести протоколы заседаний и делать записи под диктовку
• Контролировать наличие офисных расходных материалов
• Подготавливать отчёты, презентации и краткие справочные материалы
• Разрабатывать и поддерживать эффективную систему документации и архивирования

Что ждут

• Подтверждённый опыт работы административным помощником руководителя или секретарём
• Полное понимание систем управления офисом
• Отличное знание MS Office
• Свободное владение английским языком
• Превосходные навыки планирования и управления временем
• Актуальные знания офисных технологий и приложений
• Способность многозадачности и приоритизации рабочих задач
• Высокий уровень устных и письменных коммуникативных навыков
• Соблюдение конфиденциальности и дискретности
• Диплом средней школы; дополнительное образование персональным ассистентом будет преимуществом

Условия

• Конкурентный заработок с бонусной программой
• Комплексные медицинские и финансовые benefits
• Возможности обучения и профессионального роста
• Баланс между работой и личной жизнью
• Работа в молодой и инновационной команде
• Гибкость в методах работы на разных этапах проектов
• Репутация надежного работодателя с 1987 года

Навыки

• Microsoft Office Suite
• Calendar Management
• Document Management
• Executive Support
• Communication Skills
• Time Management
• Data Entry
• Travel Coordination
• Meeting Organization
• File Archiving

Могут спросить на собеседовании

1. Как вы организуете своё рабочее время, если у вас несколько приоритетных задач?
2. Опишите ситуацию, когда вы должны были сохранить конфиденциальность информации.
3. Какие инструменты вы используете для управления календарём и координации встреч?
4. Как вы подходите к обучению новых офисных технологий или приложений?
5. Приведите пример сложной ситуации с клиентом и как вы её разрешили.