Executive Virtual Assistant: Property Management Support

О позиции

Позиция требует партнёрского подхода к поддержке исполнительного директора структурной инженерной практики и строительной компании. Вы будете не просто администратором, а доверенным операционным партнёром, который помогает улучшать бизнес-процессы, координировать работу по нескольким направлениям и создавать эффективные рабочие системы. Идеальный кандидат любит наводить порядок в сложных задачах, проявляет инициативу без постоянного надзора и стремится улучшать рабочие процессы для поддержки роста бизнеса.

Чем заниматься

• Управление электронной почтой и календарём руководителя
• Приоритизация входящих запросов и административных задач
• Подготовка повесток встреч, нотаток и follow-up действий
• Организация цифровых файлов и деловой документации
• Координация административных активностей между несколькими бизнес-единицами
• Ответы на запросы арендаторов
• Координация ремонтов с подрядчиками и поставщиками услуг
• Сcheduling инспекций недвижимости и maintenance работ
• Ведение документации по управлению недвижимостью
• Создание и поддержка стандартизированных процедур (SOP)
• Идентификация неэффективностей и предложение улучшений процессов
• Установка admin систем и рабочих flow

Что ждут

• Предшествующий опыт Executive/Administrative/Virtual Assistant
• Отличные организационные и тайм-менеджмент навыки
• Сильный уровень английского языка — письменная и устная коммуникация
• Высокое внимание к деталям
• Способность управлять множественными приоритетами
• Проблемно-ориентированное мышление и критическое thinking
• Профессионализм при работе с конфиденциальной информацией
• Самодостаточность в remote рабочей среде
• Готовность адаптироваться к evolving бизнес-потребностям

Будет плюсом

• Опыт поддержки executives, управляющих несколькими бизнесами
• Бэкграунд в construction, engineering, real estate или property management
• Опыт координации vendors и contractors
• Опыт process improvement или operations management
• Опыт project coordination
• Знания basic bookkeeping или administrative accounting
• Опыт создания business documentation и SOPs
• Ознакомленность с rental property operations

Условия

• Полная занятость Full-Time удалённая работа
• Работа с international client из Канады
• Возможность работать в structural engineering и real estate секторе
• Развитие операционных навыков в scalable бизнесе
• Гибкий remote work setup
• Конкурентная monthly compensation

Навыки

• Google Workspace
• Microsoft Office
• Email Management
• Calendar Management
• Document Management
• Project Management Tools
• CRM Systems
• Property Management Software
• Canva
• DocuSign
• SOP Documentation

Могут спросить на собеседовании

1. Расскажите о вашем опыте управления календарём и почтой executives, которые работают с несколькими бизнесами.
2. Как вы организовываете документы и обеспечиваете их доступность?
3. Опишите случай, когда вы выявили inefficiency и внедрили улучшение процесса.
4. Как вы справляетесь с множеством приоритетов и дедлайнов одновременно?
5. Какой у вас опыт работы с property management software и tenants communications?