Executive Assistant - AI & Business Operations

О позиции

Мы — стартап, где приоритеты могут быстро меняться, процессы только формируются, и несколько важных инициатив часто идут параллельно. Мы ищем человека, который любит такую среду и способен привнести структуру, спокойствие и надёжное исполнение в насыщенный рабочий день. Наша работа охватывает HR, финансы, IT и маркетинг, при этом AI играет практическую роль в организации информации, координации работы и улучшении процессов.

Чем заниматься

• Переводить приоритеты CEO в план действий с чёткими владельцами, сроками и контрольными точками
• Поддерживать общую картину по ongoing initiatives, выявлять зависимости и рано сигнализировать о задержках или решениях
• Координировать работу внутри команды стартапа, внешних партнёров и поставщиков услуг
• Подготавливать краткие исследования, брифинги встреч, сравнения и рекомендации для поддержки решений
• Организовывать встречи, correspondence и календари, фиксировать решения и обеспечивать выполнение согласованных действий
• Поддерживать операции HR через координацию рекрутинга, онбординга, документации и follow-up
• Поддерживать операции finance через организацию инвойсов, расходов, графиков платежей и данных для бухгалтерии
• Поддерживать маркетинговые инициативы через организацию брифов, ассетов, дедлайнов и коллабораций
• Координировать IT-запросы, требования доступа, подписки ПО и коммуникацию с техническими коллегами
• Организовать и улучшить использование Microsoft 365 командой CEO и стартапа

Что ждут

• Опыт в исполнительном администрировании, бизнес-операциях или координации проектов с существенной ответственностью
• Рабочее понимание HR, финансов, IT и маркетинга для координации задач и понимания, когда нужна экспертиза специалиста
• Сильный практический опыт Microsoft 365: Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Excel, Word, PowerPoint
• Умение организовывать коллаборацию через общие документы, структурированную информацию, трекинг задач
• Навыки уверенного использования Excel для операционных обзоров и отчётов
• Практический опыт создания или настройки повторяемых AI-скиллов и их применения к реальной работе
• Сильные навыки приоритизации и доведения задач до конца без постоянных напоминаний
• Чёткая письменная и устная коммуникация на английском
• Здоровое суждение о конфиденциальности, правах доступа и информации, передаваемой AI-инструментам
• Желание брать ответственность, решать рутинные вопросы самостоятельно и эскалировать риски вовремя
• Устойчивость и адаптивность в стартап-среде
• Способность сохранять спокойствие под давлением и поддерживать качество работы

Будет плюсом

• Прямая работа с основателем или поддержка небольшой команды стартапа
• Опыт улучшения процессов, охватывающих несколько бизнес-функций
• Опыт использования AI-агентов, интеграций инструментов или платформ автоматизации
• Практический опыт Power Automate, Microsoft Copilot и Copilot Studio
• Построение повторяемых процедур и общих знаний для других членов команды
• Опыт координации рекрутинга, финансового администрирования, поставщиков или маркетинга

Условия

• Тесное сотрудничество с CEO и видимость по всем направлениям стартапа
• Существенная ответственность за операционную работу и улучшение процессов
• Широкая роль, сочетающая исполнительскую поддержку, координацию команды и практическое использование AI
• Полная удалённая работа из Филиппин

Навыки

• Microsoft 365
• Microsoft Teams
• Microsoft Outlook
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• Project Management
• Executive Support
• Business Operations
• Process Improvement
• Artificial Intelligence
• Workflow Automation
• Data Organization
• Stakeholder Communication

Могут спросить на собеседовании

1. Расскажите о конкретном случае, когда вам приходилось переключаться между несколькими важными проектами одновременно. Как вы определяли приоритеты и информировали стейкхолдеров?
2. Покажите пример AI-workflow или автоматизации, которую вы создали. Какие бизнес-задачи она решала и как вы проверяли её результаты?
3. Представьте, что CEO просит срочно подготовить три несвязанные задачи, а одна из них критически важная. Ваши действия?
4. Как вы организуете конфиденциальную информацию и какие принципы применяете при работе с данными разных отделов?
5. Опишите ситуацию, когда процесс явно неэффективен. Что вы сделали, чтобы его улучшить, и каков был результат?