Senior Administrative Assistant

О позиции

Позиция Senior Administrative Assistant в Thrivent Financial for Lutherans предлагает возможность работать удалённо из любой точки США. Роль направлена на стандартизированную административную и координационную поддержку фронтовых лидеров (Market Directors и Market Developers). Основные задачи включают управление календарями, организацию встреч и поездок, поддержку рекрутинговых активностей и ведение отчётности. Работа строится на строго определённых процедурах, шаблонах и рабочих процессах, что обеспечивает стабильность и предсказуемость результатов.

Чем заниматься

• Управление календарями и координация встреч с разрешением конфликтов расписания
• Координация логистики встреч (материалы, приглашения, настройка комнат)
• Организация деловых поездок (авиабилеты, проживание, трансфер, регистрация)
• Поддержка планирования рекрутинговых активностей (собеседования, контакт с кандидатами)
• Подготовка и отправка стандартизированных коммуникаций (приглашения, напоминания, обновления)
• Ведение распределительных списков и шаблонов коммуникаций
• Организация входящих писем, маршрутизация запросов и эскалация критичных вопросов
• Публикация маркетинговых материалов в социальных сетях лидеров
• Сбор и форматирование отчётной документации по предопределённым шаблонам
• Настройка и поддержка стандартных трекеров и реестров
• Администрирование воронки кандидатов (расписание и статус)
• Обслуживание активности COI (обновление записей, планирование)
• Контроль требований лицензирования
• Подготовка и подача отчётов об расходах
• Отслеживание статуса отчётов и необходимых документов
• Поддержка онбординга, переходов и рекрутинговых рабочих процессов
• Координация логистики рыночных встреч и мероприятий
• Исполнение задач по регистрации, материалам, аудио-видео и оперативная логистика мероприятий
• Закупка расходных материалов и поддержка офисных операций
• Участие в встречах для записи протоколов и выполнения задач

Что ждут

• 3+ года опыта административной, координационной или операционной поддержки
• Опыт поддержки нескольких лидеров или команд одновременно
• Опыт в управлении календарями, планировании или координации команд (предпочтительно)
• Высокие навыки организации и управления временем, способность управлять множеством задач и дедлайнов
• Внимание к деталям и способность точно выполнять повторяющиеся процессы
• Уверенные навыки работы с инструментами управления календарями
• Владение Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Способность быстро осваивать стандартные системы и инструменты
• Навык следования стандартам операционных процедур (SOP) и работы внутри определённых процессов
• Базовые навыки письменной коммуникации для рутинных сообщений
• Ориентация на результат и способность предоставлять качественный и последовательный результат
• Надёжность, отзывчивость и завершённость задач
• Умение эффективно работать в командной среде

Будет плюсом

• Опыт работы с системами расходов и планирования
• Знание LinkedIn и корпоративных платформ социальных сетей
• Опыт постинга контента в социальных сетях для профессиональных профилей
• Знание инструментов Hearsay или аналогичных CRM-систем
• Опыт подготовки презентаций и докладов
• Знание основ финансов или администрирования

Условия

• Конкурентная заработная плата $24.06–$32.56 в час (в зависимости от региона и опыта)
• Гибкий график с возможностью удалённой работы из любого региона США (предпочтительно Центральная зона)
• Медицинское, стоматологическое и зрительное страхование
• Налоговые сберегательные счета (HSA) и гибкие расходы (FSA)
• Программа 401k с пенсионным обеспечением
• Страхование жизни и защиты при утрате трудоспособности
• 20 оплачиваемых выходных дней в год
• 10 оплачиваемых корпоративных праздников
• Оплачиваемый отпуск по уходу за ребёнком
• Волонтёрские выходные дни
• Программы благополучия сотрудников и EAP

Навыки

• Microsoft Outlook
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• Calendar Management
• Meeting Coordination
• Travel Arrangements
• Expense Reporting
• SOP Documentation
• Administrative Support
• Communication Templates
• Social Media Posting
• LinkedIn
• Time Management
• Task Prioritization
• Vendor Management
• Data Entry
• Report Preparation

Могут спросить на собеседовании

1. Как вы организуете управление календарём нескольких руководителей одновременно?
2. Приведите пример ситуации, когда вам пришлось адаптироваться к изменению процессов или стандартов.
3. Как вы обеспечиваете точность и отсутствие ошибок при выполнении повторяющихся административных задач?
4. Опишите ваш опыт подготовки отчетов и работы с данными в Excel или других инструментах трекинга.
5. Как вы справляетесь с многозадачностью в условиях ограниченных ресурсов и сжатых сроков?