Executive Assistant (U.S. Accounting Firm)

О позиции

Эта роль является центральным административным контактом для ведущей бухгалтерской и налоговой фирмы США. Вы будете координировать календарь владельцев компании, управлять онбордингом и оффбордингом клиентов, отслеживать дедлайны налоговых и зарплатных кампаний, а также обеспечивать структурированную коммуникацию между руководством, штатными бухгалтера и внешними профессионалами. Все финансовые документы обрабатываются с соблюдением строгой конфиденциальности.

Чем заниматься

• Управление календарём владельца компании: планирование встреч, напоминания, отслеживание сроков налогового сезона
• Мониторинг входящих email-коммуникаций, приоритизация срочных задач, составление типовых писем клиентам
• Создание консультаций с клиентами, проведение налоговых обзоров, запуск процессов онбординга и оффбординга
• Сбор, организация и отслеживание финансовой документации клиентов с проактивным follow-up по недостающим подписям
• Загрузка и структурирование цифровых клиентских записей в облачных системах хранения данных
• Подготовка договоров на оказание услуг, административных отчётов, электронных таблиц и уведомлений клиентам
• Контроль законодательных и внутренних дедлайнов подачи налоговой отчётности, циклов бухгалтерии, расчётного листа
• Помощь в процессах выставления счетов, распределение инвойсов, отслеживание дебиторской задолженности
• Координация операционной коммуникации между руководством, бухгалтерским персоналом, клиентами и внешними финансовыми советниками
• Документирование и актуализация стандартных рабочих процедур (SOP)

Что ждут

• Подтверждённый опыт административной работы в бухгалтерской фирме, CPA-практике или налоговом консультационном бизнесе
• Практические навыки работы со специализированным ПО для управления практикой: TaxDome, Canopy или Karbon
• Высокий уровень организационных навыков, внимательность к деталям, способность одновременно управлять множеством клиентских дедлайнов
• Опыт отслеживания налоговых, бухгалтерских и зарплатных дедлайнов в периоды высокой нагрузки налогового сезона
• Профессиональные вербальные, письменные и видео-коммуникационные навыки на английском языке
• Строгое соблюдение политик защиты данных, конфиденциальности и безопасной обработки чувствительной финансовой информации
• Организованное рабочее место дома с надёжным высокоскоростным интернетом без отвлекающих факторов

Будет плюсом

• Знание основ налогового права США
• Опыт работы в международной бухгалтерской компании
• Навыки базового понимания бухгалтерского учёта и финансовых операций
• Предварительная работа с платформами управления проектами
• Знание дополнительного ПО для автоматизации документооборота

Условия

• Удалённая работа из любой точки Филиппин
• Прогрессивный бонус за выполнение ключевых показателей
• Гибкий график работы
• Возможность долгосрочного сотрудничества с международной компанией
• Работа с современными инструментами управления практикой

Навыки

• tax administration
• calendar management
• email management
• cloud storage
• document management systems
• client onboarding
• confidentiality compliance
• English communication
• SOP documentation
• accounting software
• practice management tools
• deadline tracking
• remote work
• invoice processing

Могут спросить на собеседовании

1. Какой у вас опыт работы в бухгалтерских или налоговых практиках?
2. Какими системами управления практикой вы пользовались ранее?
3. Расскажите о ситуации, когда вам пришлось обрабатывать несколько критических дедлайнов одновременно.
4. Как вы обеспечиваете конфиденциальность при работе с чувствительной финансовой документацией?
5. Опишите ваш рабочий процесс организации цифровой документации клиентов.