Executive Assistant / Personal Assistant

О позиции

Основатель растущей независимой консультационной практики и инвестиционной команды ищет высокоорганизованного помощника, который возьмёт на себя управление входящими сообщениями, календарём и операционными задачами как в бизнесе, так и в личной жизни. Эта роль начнётся с частичной загрузки и со временем перерастёт в позицию полного рабочего дня. Вы поможете выстроить системы (CRM, воронки продаж, планирование), освободив время руководителя для стратегической работы.

Чем заниматься

• Управление объёмным почтовым ящиком Gmail: сортировка, приоритизация, архивирование, черновик и отправка ответов
• Ведение Google Calendar across multiple time zones — встречи, интервью клиентов и путешественников
• Отслеживание задач и follow-up, proactive reminders
• Коммуникация с контактами от лица руководителя (координация, scheduling)
• Помощь в создании инфраструктуры консалтинговой практики: CRM, sales pipeline, tracking client interviews
• Исследование и сравнение CRM-систем, представление рекомендаций
• Личная администрация: бронирование встреч, коммуникация со страховыми компаниями и сервисами
• Координация международных поездок: рейсы, отели, itinerary updates
• Поддержка исследовательских задач: первичный анализ некоммерческих организаций, потенциальных клиентов и инвестиционных opportunities
• Использование AI tools (Claude, ChatGPT) для ускорения административных задач и настройки automations

Что ждут

• Опыт работы Executive Assistant / Personal Assistant не менее 3 лет, желательно с founder или busy executive
• Сильные навыки Google Workspace (Gmail, Calendar, Drive, Sheets, Docs)
• Опыт работы минимум с одной CRM (Affinity, HubSpot, Attio, Pipedrive) и построения простого pipeline с нуля
• Отличное письменное английское, уверенность в написании писем в voice руководителя
• Высокая организованность и проактивность, comfortable в startup-style environment
• Умение держать busy executive на track без постоянного chasing
• Навыки исследования с ability summarize options и сделать recommendation
• Будет плюсом: hands-on experience с AI tools и automations; опыт в nonprofit, philanthropy, consulting или investment environments

Условия

• 100% REMOTE — удалённая работа из любой точки
• $50 birthday bonus
• $200 testimonial bonus
• Возможность роста от part-time до full-time позиции
• Работа в быстрорастущей консультационной и инвестиционной практике
• NO TRACKER. NO PROBLEM — прозрачная культура управления

Навыки

• Google Workspace
• Gmail
• Google Calendar
• Google Drive
• Google Sheets
• Google Docs
• CRM
• Sales Pipeline
• Email Management
• Calendar Management
• Research
• AI Tools
• Automation
• Communication
• Administrative Support
• Executive Assistance

Могут спросить на собеседовании

1. Расскажите о вашем опыте поддержки руководителей и управления сложным календарём.
2. Как вы организуете обработку большого количества email? Приведите пример.
3. Какие CRM-системы вы использовали и что важно при выборе новой?
4. Опишите ситуацию, когда нужно было действовать proactively без прямого указания.
5. Как вы планируете международную поездку с учётом разных часовых поясов?