Personal Executive Assistant (BBS918)

О позиции

Эта позиция предназначена для надёжного помощника, который будет обеспечивать поддержку основателю и его семье в административных задачах личного характера, планировании встреч, координации домашних дел и семейной логистике. Начальная точка работы — организация встреч, остальное развивается по мере установления доверия. Вы будете ежедневно использовать общий банк задокументированных предпочтений и систем для выполнения задач без постоянных уточнений. Ключевая черта идеального кандидата — проактивность и способность брать на себя ответственность за задачи от начала до конца. Мы ожидаем уверенного использования ИИ-инструментов как части ежедневного рабочего процесса, включая работу с Claude Cowork и аналогичными платформами.

Чем заниматься

• Организовывать и координировать звонки для назначения встреч в рабочее время по тихоокеанскому времени США
• Назначать медицинские, личные и профессиональные встречи для основателя и членов его семьи
• Синхронизировать несколько календарей, включая календари основателя, партнёра и детской комнаты, проактивно managing конфликты
• Координировать график и логистику с няней
• Ежедневно использовать задокументированные предпочтения и системы вместо многократных уточняющих вопросов, помогать поддерживать их актуальность
• Использовать Claude Cowork и другие ИИ-инструменты как часть планирования и выполнения задач, помогать оптимизировать использование ИИ в личных и домашних операциях
• Поддерживать планирование и логистику приёмов dinner и общественных мероприятий
• Управлять заказами еды через DoorDash или аналогичные платформы на основе задокументированных предпочтений ресторанов и истории заказов
• Помогать с семейной логистикой, включая задачи, связанные с ребёнком и административные задачи семьи
• Работать в рамках задокументированных систем и предпочтений вместо создания процессов с нуля

Что ждут

• Доказанный опыт работы персональным ассистентом, менеджером домашнего хозяйства или семейным исполнительным ассистентом при высокоуровневом принципале
• Настоящая проактивность, умение брать на себя ответственность за задачи без ожидания подробных инструкций
• Комфортное выражение собственных предпочтений и потребностей как часть здоровых рабочих отношений
• Уверенность в совершении исходящих звонков в рабочее время по тихоокеанскому времени США
• Опыт работы с Claude Cowork или сильное желание и способность быстро освоить эту платформу — ожидается цифровая грамотность в работе с ИИ
• Дискретность, надёжность, высокая организованность и внимательность к деталям
• Готовность работать в рамках задокументированных систем и предпочтений

Будет плюсом

• Опыт работы с Claude Cowork или подобными инструментами ИИ-воркфлоу
• Фон в координации домашнего персонала, логистики детской комнаты или семейного графика
• Опыт поддержки планирования социальных мероприятий или общественной жизни
• Знакомство с управлением общими системами документации или баз знаний

Условия

• 100% удалённая работа с возможностью работать в любой локации
• Полная занятость с выделенными часами для согласования с командой
• График в соответствии с рабочим временем по тихоокеанскому поясу США
• Выплаты в USD два раза в месяц (15-го и 30-го числа)
• Оплачиваемые отпуска согласно политике компании
• Отпускные праздники согласно руководству

Навыки

• Executive Assistance
• Calendar Management
• Personal Administration
• Scheduling
• Household Coordination
• Family Logistics
• CRM
• AI Workflow Tools
• Communication
• Time Management
• Discretion
• Remote Work
• Microsoft Outlook
• Google Calendar
• DoorDash
• Claude AI

Могут спросить на собеседовании

1. Как вы обеспечиваете проактивное управление задачами без необходимости постоянных уточнений от принципала?
2. Расскажите о ситуации, когда вам пришлось синхронизировать несколько противоречащих друг другу календарей и разрешить конфликт.
3. Как вы используете ИИ-инструменты в своей повседневной работе? Какой у вас опыт с Claude или аналогичными платформами?
4. Какие меры вы предпринимаете для обеспечения дискретности при работе с конфиденциальной информацией о семье и бизнесе?
5. Как вы поддерживаете актуальность и полезность задокументированных систем и предпочтений со временем?