Executive Assistant - Sales Operations & Personal Support

О позиции

Вы станете «вторым мозгом» для предпринимателя, занимающегося продажей авиатехники и управляющего компанией по обслуживанию бассейнов. Ваша задача — освободить время лидера за счёт полного управления его CRM, календарём, поездками и личными делами. Вы не просто выполняете инструкции, а самостоятельно аудитируете процессы, находите узкие места и предлагаете решения. Это роль behind-the-scenes: все клиентские звонки проводит сам руководитель, вы обеспечиваете бесперебойную внутреннюю поддержку. Работаете в поддерживающей среде с возможностями роста, как одна из лучших компаний для талантов из Латинской Америки.

Чем заниматься

• Управление CRM в Notion: ведение воронки продаж авиатехники, актуализация контактов и статусов сделок, создание записей после звонков с использованием транскриптов и Claude
• Координация команды продаж: следжение за действиями двух менеджеров, обеспечение обновления данных в CRM, консолидация статусов по сделкам
• Управление файлами в Dropbox: категоризация фото, видео, спецификаций, контрактов и отчётов по SOP, работа с конфиденциальной документацией
• Администрирование календаря и напоминаний: планирование встреч через Outlook и Calendly, ресхеджул запросы, ежедневное сообщение о запланированном на завтра
• Бронирование поездок: организация 2-3 внутренних перелётов в месяц с учётом предпочтений, check-in, confirmation
• Личные и административные задачи: обработка документов для транспорта, памятные даты семьи, праздничные подарки, payroll для компании по бассейнам (~6 сотрудников), мониторинг лидов GoHighLevel

Что ждут

• Не менее 3 лет опыта работы Executive Assistant, Sales Coordinator или в аналогичной поддерживающей роли
• Проявляемая проактивность: способность самостоятельно аудитить системы и находить пробелы без указаний
• Высокая организованность и внимательность к деталям
• Быстрая и ответственная реакция: отсутствие ожидания от руководителя
• Дисциплинированность и профессионализм
• Отличное письменное и устное английское язык
• Комфорт при работе с бизнес и личными задачами одновременно
• Способность поддерживать высокий уровень дискретности при обработке клиентских, финансовых и payroll данных
• Доступность full-time с 9:00 до 17:00 US Central Time
• Надёжный высокоскоростной интернет и тихий домашний офис

Условия

• Ежемесячная оплата в USD ($1,000–$1,700 в зависимости от опыта)
• Годовой бонус плюс дополнительные премии
• Аллианс на медицинское страхование
• Оплачиваемый отпуск и праздничные дни
• Обучение и постоянная поддержка от команды FreedUp
• Возможности профессионального роста

Навыки

• Notion
• CRM Management
• Calendar Management
• Travel Planning
• Dropbox
• Outlook
• Zoom
• Calendly
• DocuSign
• GoHighLevel
• AI Tools
• Payroll Processing
• Sales Operations

Могут спросить на собеседовании

1. Опишите ситуацию, когда вы обнаружили проблему в процессе и предложили улучшение без прямого указания.
2. Как вы организовываете приоритеты, когда у вас одновременно несколько важных задач разных типов?
3. Какой опыт у вас есть с Notion CRM или аналогичными системами управления продажами?
4. Расскажите о ситуации, когда вам пришлось сохранять конфиденциальность при работе с чувствительными данными.
5. Как вы подходите к организации личных поручений и бизнес-задач в рамках одной роли? Приведите пример.