Executive Assistant (NZ Experience)

О позиции

Вы будете правой рукой исполнительного директора в быстрорастущей операционной структуре. Роль включает организацию рабочей среды, управление коммуникациями и создание системных процессов для масштабирования бизнеса. Идеально подходит для опытного ассистента, который хочет расти вместе с компанией и напрямую влиять на эффективность операций.

Чем заниматься

• Управление почтовым ящиком: триаж, сортировка, приоритизация и черновики ответов
• Организация календаря: тайм-блокинг, координация встреч, соблюдение дисциплины планирования
• Планирование дня и недели руководителя с проактивным управлением приоритетами
• Отслеживание открытых задач, обязательств и follow-up действий до завершения
• Координация встреч, подготовка повесток, протоколов и контрольных списков
• Подготовка документов, писем и отчётов с использованием внутренних систем
• Административная поддержка: координация команд, внутренние документы, проектная помощь
• Работа с системами отчётности и подготовка данных в удобном формате
• Обновление контента сайта в Squarespace
• Сопровождение публикаций в LinkedIn
• Использование AI инструментов для оптимизации рабочих процессов

Что ждут

• Доказанный опыт работы Executive Assistant, Operations Coordinator или Senior Administrator
• Навыки управления почтовым ящиком и календарём
• Отличные письменные коммуникативные навыки и подготовка документов
• Дисциплина в follow-up и управлении задачами
• Опыт работы с senior leaders или founders
• Профессиональное владение Microsoft Outlook, SharePoint, Microsoft 365, Xero
• Отличное устное и письменное английское
• Навыки форматирования презентаций и шаблонов документов
• Коммуникабельность для регулярного вербального взаимодействия

Будет плюсом

• Опыт работы с MyHR и/или системами управления недвижимостью OPM
• Знакомство с Squarespace и LinkedIn
• Опыт в property/facilities/service индустрии
• AI-грамотность — опыт использования ChatGPT для оптимизации workflows

Условия

• Высокий уровень автономии и влияние на бизнес-процессы
• Возможность работать в fast-growing founder-led компании
• Участие в эволюции структуры от хаоса к системному масштабируемому бизнесу
• Удалённый формат с гибким рабочим графиком
• Широкие возможности для профессионального роста
• Работа с современными инструментами включая AI технологии

Навыки

• Microsoft Outlook
• Microsoft 365
• SharePoint
• Xero
• Squarespace
• LinkedIn
• Task Management
• Calendar Management
• Email Management
• Document Preparation
• Meeting Coordination
• Project Administration
• AI Tools
• Business Reporting

Могут спросить на собеседовании

1. Расскажите о вашем опыте работы с руководителями высшего звена. Как вы обеспечивали баланс между оперативными задачами и стратегической поддержкой?
2. Как вы организуете управление календарём и почтовым ящиком при высокой загрузке руководителя? Приведите примеры.
3. Опишите случай, когда вам пришлось внедрить новую систему или процесс. Какие результаты это дало?
4. Какие инструменты автоматизации и AI вы используете в работе? Приведите конкретные примеры их применения.
5. Как вы обеспечиваете follow-up сложных многошаговых задач без постоянного контроля со стороны руководителя?