Event Production & Client Success Manager

О позиции

From Day One — это медиа-издание и серия конференций, которые помогают компаниям ориентироваться в быстро меняющемся бизнес-ландшафте, ставя людей на первое место. С 2018 года компания провела более тысячи выступлений, привлекла 150 000 участников и организовала конференции в более чем 20 городах США. Мы ищем мотивированных сотрудников, способных расти в активных лидеров. Эта позиция подходит тем, кто энергичен, ответственен и стремится создавать отличные результаты.

Чем заниматься

• Управлять полным процессом производства конференций от этапа 180 дней до пост-ивентного завершения
• Создавать детальные расписания мероприятий и планировки залов, управлять вместимостью помещений под контент и ожидаемую посещаемость
• Координировать работу команд A/V по визуальным и аудио-потребностям
• Обрабатывать заказы на аренду оборудования и требования поставщиков, нанимать и координировать временный персонал
• Вести контракты с поставщиками по аренде площадок, кейтерингу, A/V, оборудованию, видео и фотографии
• Формировать и поддерживать бюджет мероприятия, отслеживать расходы при изменении объёма работ
• Размещать заказы на бейджи, программы и signage в установленные сроки, координировать логистику и путешествия персонала
• Организовывать виртуальные мероприятия на платформах типа Zoom — настраивать шаблоны и управлять расписаниями
• Быть точкой контакта для портфеля спонсоров по логистике событий
• Администрировать все обязательства спонсоров — предварительные материалы, доставка элементов, презентации
• Назначать места для стоков спонсоров, подтверждать регистрации спонсоров и докладчиков
• Проводить обратную связь после событий, способствовать росту показателей удержания и удовлетворённости клиентов

Что ждут

• Диплом бакалавра (4 года колледжа/университета) минимум
• Не менее 3 лет полного профессионального опыта после получения образования
• Прямой опыт производства сложных мероприятий — корпоративных или маркетинговых событий, исполнительских собраний, конференций, ярмарок, фестивалей, где вы несли ответственность за успешное проведение
• Опыт быть назначенной контактной точкой для внешних клиентов, спонсоров или партнёров
• Опыт работы внутри корпорации в любой функции
• Опыт одновременного ведения множества мероприятий с фиксированными дедлайнами, управления бюджетами и контрактами
• Уверенное владение ПО для управления проектами: ClickUp, Asana или Monday
• Выдающиеся организационные навыки и тайм-менеджмент
• Отличные вербальные и письменные коммуникативные навыки
• Готовность к регулярным поездкам на события

Будет плюсом

• Опыт работы в медиа-индустрии или организационных конференциях
• Знание индустрии CSR, HR, маркетинга и коммуникаций
• Предыдущий опыт удалённой работы
• Наличие сети поставщиков по организации мероприятий

Условия

• Полная занятость, оклад 75 000 CAD в год с возможностью регулярного повышения
• Удалённая работа с гибким графиком
• Регулярные поездки для участия в личных мероприятиях
• Возможности профессионального роста и развития
• Работа в команде мотивированных и амбициозных сотрудников
• Команда ценит разнообразие и инклюзивность

Навыки

• Event Production
• Client Relationship Management
• Project Management Software
• Vendor Management
• Budget Planning
• A/V Production
• Stakeholder Management
• Remote Collaboration

Могут спросить на собеседовании

1. Расскажите о случае, когда вам пришлось одновременно управлять несколькими мероприятиями с жёсткими дедлайнами. Как вы определяли приоритеты?
2. Как вы обеспечиваете качество услуг от различных поставщиков и подрядчиков во время мероприятия?
3. Приведите пример сложной ситуации с клиентом или спонсором, которую вы успешно разрешили.
4. Какие инструменты управления проектами вы использовали в прошлом и почему выбрали их?
5. Как вы подготавливаете виртуальные события и какие платформы предпочитаете?