Operations Assistant — Bookings, Purchase Orders & Field Coordination

О позиции

Вы будете ключевым звеном в управлении операционными процессами компании: подтверждайте заказы заранее через SMS и email, оформляйте purchase orders поставщикам, обрабатывайте входящие звонки и координируйте работу выездных бригад. Роль ориентирована на результат, а не просто на обработку задач — вы обеспечите бесперебойную работу офиса и полевых команд, используя сервисы автоматизации и ИИ. Компания ценит самостоятельность, инициативу и интерес к технологиям.

Чем заниматься

• Подтверждение запланированных работ заранее через автоматизированные SMS и email в ServiceM8, сокращение отмен и визитов без доступа на объект
• Оформление точных purchase orders поставщикам сразу после согласования коммерческого предложения
• Обработка входящих звонков в рабочее время, быстрый возврат звонков, решение или маршрутизация каждого звонка в тот же день
• Контроль follow-up по коммерческим предложениям и оплатам, раннее выявление конфликтов графика, задержек поставок и недостающей информации
• Поддержание актуальности SOP, изучение процедур от уходящего сотрудника, документирование новых рабочих процессов
• Внедрение автоматизаций в ServiceM8 и ИИ-ассистированных рабочих процессов, например шаблонов писем на базе ИИ, помощь коллегам в их использовании
• Координация между клиентами, офисом и полевой командой для обеспечения своевременного появления материалов и бригад

Что ждут

• Опыт в операционной, административной или координационной роли с ответственностью за результаты, а не только задачи
• Чёткая уверенная английская речь, опыт общения с австралийскими клиентами, поставщиками и подрядчиками
• Высокая организованность при параллельном ведении множества заказов, поручений и follow-up
• Уверенное владение ПО для управления задачами или полевыми службами
• Способность работать с минимальным руководством, используя документированные процедуры и собственную judgement во время пиковых нагрузок
• Своевременные уточняющие вопросы и письменное информирование о проблемах с предложением решения
• Интерес и активное изучение инструментов ИИ, готовность тестировать новые решения
• Ответственность, соблюдение дедлайнов, готовность брать на себя ошибки и победы
• Готовность работать в графике 7:00–15:00 PHT удалённо

Будет плюсом

• Опыт работы в ServiceM8 или аналогичных инструментах для полевых услуг
• Опыт в trade/HVAC/field service компаниях
• Знание Xero для работы с purchase orders
• Предыдущий опыт внедрения автоматизаций

Условия

• Долгосрочная удалённая позиция с реальным контролем над операционными процессами
• Инвестиции в ваше развитие: обучение ServiceM8, автоматизациям и ИИ
• Персональный Success Manager (CSM) для поддержки рабочего процесса
• Медицинское страхование через три месяца работы
• Возможность стать экспертом команды по автоматизациям и ИИ без рутинных телефонных звонков
• Ценность вашей экспертизы, право задавать вопросы и обоснованно отстаивать точку зрения

Навыки

• ServiceM8
• CRM
• Process Automation
• AI Tools
• Customer Communication
• Order Management
• Vendor Management
• SOP Documentation
• Email Automation
• Time Management

Могут спросить на собеседовании

1. Расскажите о вашем опыте координации операций и управления заказами. Какие процессы вы автоматизировали или оптимизировали?
2. Как вы справляетесь с множеством задач и follow-up одновременно? Приведите пример системы организации работы.
3. Приведите пример ситуации, когда вы столкнулись с проблемой на работе и предложили её решение. Что было результатом?
4. Какой у вас опыт работы с CRM или системами управления полевыми службами? Как быстро вы осваиваете новое ПО?
5. Расскажите о случае, когда вам пришлось убедительно общаться по телефону со сложным клиентом или поставщиком. Каков был исход?