Logistics Administrative Virtual Assistant — U.S. Transportation

О позиции

Позиция для административной поддержки операций грузовых перевозок США удалённо из Филиппин. Работа фокусируется на организации документов, отслеживании заказов, электронной почте и сопровождении операционных процессов. Подходящий кандидат должен быть организованным, уметь работать с бизнес-системами, профессионально общаться на английском и поддерживать точность информации при поддержке трансокейанских логистических операций.

Чем заниматься

• Обработка входящей почты и организация транспортных запросов
• Ведение записей в Google Sheets: журналы отгрузок, календари назначений, операционные чек-листы
• Подготовка ежедневных сводок задач и обновление операционных записей
• Поддержание точности контактной, транспортной и отгрузочной информации
• Отслеживание назначенных дат погрузки и доставки
• Уведомление операционного персонала об изменениях графика
• Сбор и документирование подтверждённой информации о статусе
• Организация накладных, подтверждений тарифов, доказательств доставки (POD)
• Выявление отсутствующей или неполной документации
• Документирование последующих действий и невыполненных административных задач
• Профессиональная коммуникация по email, телефону и цифровым платформам
• Связь с водителями, брокерами, перевозчиками для получения информации
• Эскалация срочных вопросов по отгрузкам, проблем клиентов и несоответствий

Что ждут

• Свободное профессиональное владение английским (говорение и письмо)
• Сильные телефонные и email-коммуникационные навыки
• Хорошие организационные и административные способности
• Точность ввода данных и ведения записей
• Опыт работы с таблицами, email, общими документами и онлайн-бизнес-системами
• Умение управлять несколькими задачами и требованиями по сопровождению
• Внимательность к деталям
• Надёжный компьютер и стабильное высокоскоростное интернет-соединение
• Доступ к надежной телефонии и средствам связи
• Профессиональная домашняя рабочая среда
• Способность работать самостоятельно
• Готовность работать в часы оперирования США (ночное время по местному времени)

Будет плюсом

• Опыт виртуального помощника
• Административная поддержка
• Логистическая поддержка
• Операции транспорта/логистики
• Сервис для клиентов
• Отслеживание отгрузок
• Документация грузов
• Составление расписания встреч
• Google Sheets
• Системы управления транспортом
• Накладные, подтверждения тарифов или POD-документы
• Терминология грузоперевозок США или процессы диспетчеризации

Условия

• Полная занятость, удалённая работа из Филиппин
• Работа с американскими транспортными операциями
• Возможность развивать навыки логистики и администрирования
• Поддержка международных операций
• Развивающие задачи в сфере грузоперевозок

Навыки

• Data Entry
• Record Keeping
• Email Management
• Spreadsheet Management
• Microsoft Excel
• Google Sheets
• Administrative Support
• Document Management
• Customer Communication
• Time Management
• Attention to Detail
• Virtual Assistance
• Logistics Documentation
• Shipping Coordination

Могут спросить на собеседовании

1. Каков ваш опыт работы с логистической или транспортной документацией?
2. Как вы обеспечиваете точность при вводе больших объёмов данных?
3. Как вы управляете временем и приоритетами, работая в ночную смену по местному времени?
4. Расскажите о вашем опыте работы с Google Sheets или аналогичными таблицами
5. Опишите ситуацию, когда вы выявили ошибку или несоответствие в документах. Что вы сделали?