Project Coordinator

О позиции

Вы будете работать в тесном контакте с клиентами, подрядчиками, инженерами и поставщиками. Роль требует отличных организаторских навыков, своевременного контроля и внимания к деталям. Все решения по проекту и внешние коммуникации согласовываются с Проектным менеджером.

Чем заниматься

• Мониторинг договорных обязательств по контрактам с клиентами, подрядчиками и поставщиками
• Внесение утверждённых договорных обязательств в Smartsheet
• Определение дедлайнов для фаз проекта после подписания контрактов и их контроль
• Своевременное информирование Проектного менеджера о возможных проблемах и изменениях контрактов
• Инициация change orders при необходимости
• Настройка и онбординг рабочих пространств Smartsheet по шаблонам с актуальными данными и задачами
• Ежедневная архивация документов в правильные папки Box по конвенциям именования
• Предложение улучшений структуры папок Box
• Переговоры с поставщиками и подрядчиками по котировкам и оценкам
• Загрузка котировок в Box и бюджетный лист
• Подготовка заказ-нарядов для утверждения Проектным менеджером
• Подготовка заявок на подключение электросети из чертежей/схем
• Работа с инструментом SolarEdge Designer для создания и публикации layouts систем
• Загрузка входящих счетов в систему и передача Контроллеру
• Подготовка еженедельных отчетов о прогрессе для клиентов
• Подготовка еженедельных отчётов по будущим работам
• Координация статус-встреч и собраний с заинтересованными сторонами

Что ждут

• Управление проектными контрактами и извлечение договорных обязательств
• Опыт работы с Smartsheet или аналогичными инструментами отслеживания проектов
• Опыт работы с Box или аналогичными системами управления документами
• Способность готовить заказ-наряды, прогресс-отчёты и look-ahead отчёты
• Способность вести переговоры с поставщиками и подрядчиками
• Отличная организация, внимание к деталям, своевременный follow-up
• Чёткая письменная коммуникация для email, заметок встреч и отчётов
• Приверженность политике компании и регулярная посещаемость

Будет плюсом

• Знакомство с инструментом SolarEdge Designer
• Опыт подготовки заявок на подключение к электросетям

Условия

• Работа в стабильной солнечной энергетической компании
• Возможность профессионального роста в быстро развивающейся отрасли
• Поддержка со стороны опытной команды управления проектами
• Удалённая работа с гибким графиком
• Доступ к современным инструментам планирования и документооборота

Навыки

• project_management
• smartsheet
• box_document_management
• vendor_negotiation
• contract_management
• stakeholder_communication
• reporting
• interconnection_application_process
• solar_design_tools

Могут спросить на собеседовании

1. Как вы организуете управление документами и файлами в крупных проектах?
2. Расскажите о вашем опыте работы с Smartsheet или подобными инструментами трекинга проектов.
3. Как вы действуете, когда сталкиваетесь с задержками от подрядчиков или поставщиков?
4. Что для вас важнее: точное соблюдение дедлайнов или качество подготовки документации?
5. Опишите случай, когда вам пришлось выявить потенциальные риски по контракту заранее.