Billing and Purchasing Coordinator

О позиции

Наша растущая компания занимается дизайном кухонь и изготовлением деревянных элементов на заказ. Мы расширяем команду и ищем надёжного координатора для поддержки наших бизнес-процессов. Эта роль станет ключевым звеном между клиентами, производителями, подрядчиками и нашей внутренней командой, обеспечивая прозрачность финансовых операций и своевременное выполнение заказов.

Чем заниматься

• Подготовка и отправка счетов, коммерческих предложений и запросов на оплату
• Контроль депозитов, остатков платежей и отслеживание дебиторской задолженности
• Размещение и мониторинг заказов на шкафы, фурнитуру и строительные материалы
• Коммуникация с производителями, поставщиками, клиентами и подрядчиками
• Отслеживание поставок, отложенных заказов и решение проблем с доставкой
• Ведение точной документации по нескольким проектам одновременно
• Обработка электронной почты, телефонных звонков и административных задач

Что ждут

• Высокая организованность и внимание к деталям с отличными навыками следования процессам
• Сильные коммуникативные навыки английского языка (письменные и устные)
• Удобство в обсуждении вопросов оплаты и биллинга
• Предпочтителен опыт в закупках и управлении заказами
• Проактивность, ответственность и способность работать автономно
• Надёжное интернет-соединение и профессиональное домашнее рабочее место
• Готовность работать в часы работы бизнеса Нью-Йорка (EST)

Будет плюсом

• Опыт ведения аккаунтов в социальных сетях и создания базового контента
• Обновление веб-сайта и ответы на отзывы клиентов
• Создание простых цифровых маркетинговых материалов с использованием Canva
• Знакомство с workflows индустрии кухонного дизайна или строительства

Условия

• Удалённая работа из любой точки Филиппин
• Полная занятость с гибким рабочим графиком внутри EST часов
• Работа в международной компании по дизайну кухонь
• Возможность профессионального роста и развития
• Постановка задач и сотрудничество с американской командой
• Прямые отношения с клиентами и партнёрами

Навыки

• billing
• purchase management
• order tracking
• vendor communications
• invoice preparation
• payment follow-up
• documentation
• customer service
• administrative coordination
• time management
• canva
• social media management
• website maintenance

Могут спросить на собеседовании

1. Can you describe a time when you had to handle conflicting priorities in billing or purchasing?
2. How do you ensure accuracy when preparing invoices and tracking payments?
3. Describe your process for following up with vendors on delayed deliveries.
4. How comfortable are you discussing payment terms and outstanding balances with clients?
5. What tools or systems have you used to organize multiple projects simultaneously?