Executive Assistant (Job ID: ANDMEL1EA)

О позиции

Компания InsideOutVAS ищет проактивного и организованный исполнительного ассистента, который станет правой рукой основателя нью-йоркской компании по управлению медицинскими учреждениями. Вы будете отвечать за координацию административных задач, управление входящей почтой, планирование поездок, контроль соответствия требованиям и использование современных технологий для автоматизации рабочих процессов.

Чем заниматься

• Обработка входящих сообщений и календаря руководителя, организация деловых поездок и логистики, сопровождение процесса онбординга сотрудников, отслеживание медицинских лицензий и соответствие регуляторным нормам, создание и обновление оперативных дашбордов в таблицах, разработка стандартных операционных процедур (SOP), взаимодействие с поставщиками и подрядчиками, использование ИИ-инструментов для оптимизации рабочих процессов

Что ждут

• Опыт работы ассистентом руководителя или бизнес-владельца от 2 до 5 лет, уровень английского языка C1 или выше, умение решать задачи критически мыслящим подходом, способность совмещать стратегическую поддержку с операционными задачами, опыт работы с ИИ-инструментами (особенно Claude), соблюдение конфиденциальности при работе с чувствительными данными

Будет плюсом

• Знание требований HIPAA или готовность пройти обучение, опыт в управлении медицинскими учреждениями, кадровом администрировании или управлении объектами недвижимости, навыки работы с CRM-системами

Условия

• Полная занятость с графиком 5/2 в рабочее время Восточной зоны США (ET), возможность удалённой работы из стран Латинской Америки или Южной Африки, поддержка использования современных цифровых инструментов для автоматизации процессов, гибкий рабочий формат с фокусом на результат

Навыки

• Microsoft Office Suite
• AI Productivity Tools (Claude)
• Email & Calendar Management
• Travel Coordination
• Vendor Communication
• Compliance Tracking
• Spreadsheet & Dashboard Creation
• SOP Documentation
• Administrative Support

Могут спросить на собеседовании

1. Как вы расставляете приоритеты при получении нескольких срочных запросов от руководителя одновременно?
2. Опишите пример, когда вы использовали ИИ-инструмент для упрощения административной задачи.