Scientific Working Groups and Committees (SWC) Coordinator

О позиции

Вы будете работать в междисциплинарной команде над поддержкой деятельности научно-исследовательского консорциума. Основная задача — обеспечение эффективной работы научных рабочих групп и комитетов через координацию, логистику и программную поддержку. Роль требует отличных организационных навыков, внимательности к деталям и способности управлять несколькими проектами одновременно в среде с жёсткими дедлайнами.

Чем заниматься

• Обеспечение полного цикла координации встреч: планирование, разработка повестки и материалов, коммуникация со стейкхолдерами, поддержка живых сессий, пост-встречнаяFollow-up (протоколы и action items)
• Координация с научными лидерами для разработки повесток встреч, материалов сессий и презентации, согласованных с целями рабочих групп
• Подготовка и рассылка приглашений, напоминаний, сводок и обновлений по встречам
• Управление членством и почтовыми списками групп и комитетов
• Обновление информационных ресурсов и систем управления контентом (CMS): календари встреч, описания проектов, статусы
• Ведение структурированных трекеров для мониторинга action items, решений, deliverables, публикаций и вех проектов
• Участие в обсуждении feature development и пользовательском тестировании (UAT) релизов сайта
• Планирование и исполнение оффлайн-встреч, включая подготовку материалов, промо и онсайт-координацию (требуется командировка)
• Координация между внутренними командами (научные, коммуникации, логистика, технические) и клиентскими стейкхолдерами

Что ждут

• Бакалаврская степень из аккредитованного колледжа или университета
• 1+ год релевантного профессионального опыта
• 1+ год опыта работы с Microsoft Office 365 (Teams, Outlook, Excel, PowerPoint)
• 1+ год опыта проведения виртуальных встреч (Zoom или MS Teams)
• 1+ год опыта ведения протоколов встреч технических/научных meetings
• Исключительные организационные навыки и опыт управления проектами/задачами
• Отличные письменные и устные коммуникативные навыки, внимательность к деталям
• Способность управлять несколькими параллельными задачами в среде с дедлайнами
• Сильное внимание к деталям для отслеживания сложных action items across multiple groups

Будет плюсом

• Опыт поддержки крупных многосторонних исследовательских консорциумов или федерально финансируемых программ
• Опыт планирования и поддержки очных встреч или конференций
• Опыт управления spreadsheets и структурированными трекерами (Excel, Smartsheet)
• Опыт работы с удалёнными командами
• Опыт разработки и поддержания стандартных операционных процедур (SOP)
• Опыт проведения User Acceptance Testing (UAT) для сайтов
• Интерес к общественному здравоохранению, клиническим исследованиям или трансляционной науке

Условия

• Работа в глобальной компании ICF с международной аудиторией
• Участие в важных проектах в сфере общественного здоровья и научных исследований
• Гибкий график и возможность удалённой работы
• Конкурентоспособная компенсация и пакет льгот
• Развитие карьеры в области управления научными проектами и консультационных услуг
• Равные возможности трудоустройства для всех кандидатов (EEO employer)

Навыки

• Microsoft Office 365
• Microsoft Teams
• Outlook
• Excel
• PowerPoint
• Zoom
• CMS
• Project Management
• Meeting Coordination
• User Acceptance Testing
• Documentation
• Stakeholder Communication
• Remote Team Management
• Agenda Planning
• Action Items Tracking

Могут спросить на собеседовании

1. How do you prioritize competing deadlines when managing multiple projects simultaneously?
2. Describe your experience coordinating virtual meetings and handling technical challenges during sessions.
3. Tell us about a time you developed or improved standard operating procedures (SOPs).
4. How do you ensure accuracy and attention to detail when documenting meeting minutes from highly technical discussions?
5. Describe your approach to managing stakeholder communications and expectations across different teams.