Travel Coordinator II

О позиции

Позиция Travel Coordinator II в Catholic Relief Services — это важная роль поддержки для глобальных операций организации. Вы будете отвечать за координацию всех аспектов международных путешествий, обеспечивая соответствие политикам, оптимизацию затрат и прозрачность процессов. Работа предполагает взаимодействие со штаб-квартирой, региональными отделениями и национальными командами в США, Мексике, Гватемале и Сальвадоре. Это возможность внести вклад в операционную эффективность одной из крупнейших гуманитарных организаций мира.

Чем заниматься

• Координировать международные поездки для персонала, консультантов и посетителей across multiple регионов
• Обработка запросов на поездки с соблюдением политик CRS, требований доноров и законодательства
• Служить центральной точкой координации между штаб-квартирой, региональными и страновыми стейкхолдерами
• Разрабатывать и поддерживать актуальные руководства по travel policy и инструментарий
• Анализировать workflow для выявления неэффективностей и возможностей улучшения
• Взаимодействовать с агентствами бронирования для оформления билетов, квораций, изменений и возмещений
• Мониторить performance вендоров и предлагать corrective actions
• Поддерживать accurate travel records и базы данных
• Готовить periodic reports по travel activity, costs и carbon emissions
• Координировать с finance teams своевременные payments поставщикам

Что ждут

• Опыт работы в travel administration или coordination (минимум 2-3 года)
• Знание процессов international travel arrangements и GDS систем
• Навыки vendor management и negotiations
• Понимание compliance requirements и policies
• Опыт process analysis и continuous improvement
• Strong communication skills и stakeholder management
• Организационные и time management навыки
• Работа с базами данных и reporting tools
• Английский язык — рабочий уровень (испанский будет плюсом)

Будет плюсом

• Опыт работы в гуманитарной или международной NPO организации
• Знание Fly America Act и federal travel regulations
• Опыт carbon emissions tracking
• Управление проектами (PMP или аналогичный certification)
• Знание Spanish языка
• Опыт cross-functional collaboration across multiple time zones

Условия

• Конкурентная зарплата согласно country pay range
• Возможность работать в международной humanitarian organization
• Опыт support global operations across Latin America
• Professional development и training opportunities
• Стабильная среда с чёткими процессами
• Collaborative team culture

Навыки

• Travel Coordination
• Vendor Management
• Process Improvement
• Policy Compliance
• Stakeholder Management
• Budget Management
• GDS Systems
• Reporting & Analytics
• Administrative Support
• Communication

Могут спросить на собеседовании

1. Какой ваш опыт координации международных поездок для multiple stakeholders?
2. Опишите случай, когда вы выявили неэффективность в travel workflow и предложили улучшение.
3. Как вы обеспечиваете compliance при обработке travel requests согласно политики организации?
4. Приведите пример сложной ситуации с вендором или поставщиком услуг и как вы её решили.
5. Какие инструменты и системы вы использовали для travel management и reporting?