Events Hotel and Travel Coordinator

О позиции

TED — глобальная некоммерческая организация, распространяющая идеи, которые имеют значение, через Talks, конференции и мероприятия. Мы объединяем разнообразных голосов для обмена идеями, формирующими будущее. Эта позиция позволит вам стать частью нашей команды и внести вклад в организацию масштабных международных событий.

Чем заниматься

• Служить контактным лицом по всем вопросам бронирования отелей и путешествий, выступать связующим звеном между участниками конференций, отелями и нашим турагентом
• Координировать бронирование отелей, перелётов и транспорта, составлять путевые планы участников
• Управлять блоками номеров для 1000+ комнат в пиковый период (6000+ ночей проживания), формировать списки расселения, балансировать распределение номеров между отелями
• Контролировать процесс бронирования авиабилетов вместе с турагентом, обеспечивая соответствие политике путешествий TED
• Изучать требования к поездкам в города/страны назначения (визы, вакцинация и т.д.) и помогать с необходимыми документами
• Создавать и вести внутренние документы отслеживания и таблицы, контролировать дедлайны и своевременное взаимодействие со стейкхолдерами
• Управлять и сводить бюджет отелей и путешествий
• Сотрудничать с внутренними командами для понимания и поддержки их потребностей в размещении
• Обеспечивать премиальное обслуживание участников конференций по телефону и email
• Отчитываться об обратной связи участников и трендах бронирования, выделять потенциальные риски
• Управлять изменениями бронирований до конференции и решать вопросы в последнюю минуту
• Быть доступной для срочных запросов и разрешать проблемы в течение дат поездки на конференцию

Что ждут

• Минимум 3 года опыта работы с бронированиями в люксовом гостеприимстве или туризме, желательно с высокопоставленными клиентами
• Продвинутый уровень владения Google Sheets или Microsoft Excel
• Опыт работы с Google Workspace и CRM системами (предпочтительно)
• Высокая организованность, способность управлять конкурирующими приоритетами и всегда соответствовать дедлайнам и бюджетам
• Исключительный опыт клиентской поддержки или управления отношениями как очно, так и онлайн
• Отличные межличностные, устные и письменные коммуникативные навыки
• Внимание к деталям
• Технически подкованность, быстрое изучение новых инструментов
• Аналитические и проблемно-ориентированные навыки (количественные и качественные)
• Диплом по туризму, гостеприимству или аналогичной области (предпочтительно)

Будет плюсом

• Опыт работы в сфере мероприятий
• Российское или европейское гражданство для удобства общения с международными участниками
• Знание второго иностранного языка
• Опыт работы в некоммерческих организациях

Условия

• Работа в глобальной некоммерческой организации TED с миссией распространять важные идеи
• Гибкий удалённый график: 10–20 часов в неделю
• Возможность расширения контракта после октября 2027 года
• Опыт работы с международными мероприятиями уровня TED Conference
• Развитие профессиональных навыков в управлении сложными проектами и бюджетами
• Возможность работать с высокотехнологичными инструментами и CRM системами

Навыки

• Hotel Management
• Travel Logistics
• Event Coordination
• Google Sheets
• Microsoft Excel
• CRM Software
• Budget Management
• Customer Support
• Communication Skills
• Project Tracking
• Vendor Relations
• Remote Work
• Time Management
• Problem Solving

Могут спросить на собеседовании

1. Can you describe your experience managing room blocks for large-scale events?
2. How do you prioritize tasks when multiple urgent requests come in simultaneously?
3. Tell us about a time you had to troubleshoot a last-minute booking issue.
4. What Excel or spreadsheet techniques have you used to track and reconcile budgets?
5. How do you ensure accuracy when coordinating between multiple stakeholders?