Remote Executive Assistant - Operations & CEO Support

О позиции

Компания FreedUp ищет проактивного исполнительного помощника для поддержки основателя и CEO лондонской компании. Эта роль возникла как осознанное решение: после того, как основатель выкупил бизнес у материнской компании и намеренно отказался от своей правой руки, чтобы выявить операционные пробелы. Теперь компания готова восстановить эту позицию на новом уровне — это не «запись встреч и бронирование билетов», а роль, которая освобождает CEO от операционного бюрократизма и позволяет ему и команде сосредоточиться на стратегии.

Чем заниматься

• Полное управление календарём и почтовым ящиком CEO: планирование встреч, защита времени для глубокую работы, определение приоритетов, составление или отправка ответов от его имени
• Дизайн и запуск системы отслеживания обязательств, follow-up и дедлайнов по всей руководящей команде, чтобы ничего не терялось
• Подготовка CEO к внутренним и внешним встречам: обеспечение доступа ко всем необходимым материалам и закрытие всех вопросов
• Рекуррентная административная и финансовая поддержка: отслеживание комиссионных выплат, сверка платежей, генерация счетов, контроль их оплаты
• Координация процессов согласования и подписания документов в структурированных рабочих сессиях для минимизации interruptions
• Централизованная коммуникация между CEO, руководящей командой и внешними партнёрами

Что ждут

• От 3 лет опыта в роли исполнительного помощника, менеджера по операциям или аналогичной позиции с поддержкой высшего руководства
• Отличные навыки письменной и устной коммуникации; продвинутый/свободный английский (C1-C2)
• Техническая грамотность и опыт работы в цифровых экосистемах (Google Workspace, Slack, Notion или аналоги)
• Сильные организационные способности и личная система продуктивности надёжнее большинства
• Доказанный опыт работы с конфиденциальной информацией с должной дискрецией
• Проактивность и автономность: способность принимать решения без постоянного согласования
• Умение работать как на высоком уровне координации, так и на детальном административном уровне

Будет плюсом

• Базовые знания бухгалтерии, выставления счетов или процессов комиссионных
• Опыт работы в международной среде
• Знакомство с процессами финансового реконсиляции и учёта

Условия

• Полностью удалённая работа из любой локации
• Международный опыт взаимодействия с лондонской компанией
• Поддерживающая и коллаборативная командная среда
• Возможности обучения и развития
• Потенциальные бонусы за performance
• Оплачиваемые отпуска (PTO)
• Медицинская страховка HMO после 3 месяцев

Навыки

• Executive Assistance
• Calendar Management
• Inbox Management
• Project Coordination
• Deadline Management
• Stakeholder Communication
• Google Workspace
• Slack
• Notion
• Financial Reconciliation
• Invoice Management
• Meeting Preparation
• Time Management
• Priority Management

Могут спросить на собеседовании

1. Расскажите о ситуации, когда вам пришлось самостоятельно принять решение по важному вопросу без согласования с руководством.
2. Как вы организуете свой день, чтобы управлять множеством задач от разных стейкхолдеров без потери приоритетов?
3. Опишите ваш подход к управлению конфиденциальной информацией и чувствительными вопросами.
4. Приведите пример системы, которую вы создали для отслеживания обязательств и дедлайнов в предыдущих ролях.
5. Как вы балансируете работу с детальными административными задачами и высокореальными координационными функциями?