Attorneys Admin Assistant

О позиции

Позиция предназначена для проактивного административного помощника, который обеспечит прямую операционную поддержку занятому адвокату. Основная задача — поддерживать текущие операции в организованном состоянии, управлять коммуникациями, координировать расписания и следить за своевременным выполнением задач и follow-up. Работа предполагает некоторую ответственность по приёму клиентов и требует способности работать независимо, предвосхищать потребности и проявлять инициативу.

Чем заниматься

• Управление входящей электронной почтой, организация коммуникаций и составление профессиональных писем
• Подготовка и ведение административных документов, писем и приказов
• Ведение календаря адвоката, планирование встреч и координация звонков и совещаний
• Мониторинг pending задач и follow-up для соблюдения дедлайнов и приоритетов
• Ежедневная административная и организационная поддержка адвоката
• Ассистирование приёмке клиентов, включая обработку первоначальных запросов и сбор информации
• Обеспечение плавной ежедневной работы и контроль, чтобы задачи не оставались без внимания

Что ждут

• Опыт работы административным, исполнительным или персональным ассистентом
• Отличные письменные и устные коммуникативные навыки на английском языке
• Сильные навыки организации и тайм-менеджмента
• Способность составлять профессиональные электронные письма и корреспонденцию
• Комфортное управление календарями, почтой и множественными приоритетами
• Проактивное мышление и внимание к деталям
• Способность работать независимо, предвосхищать потребности и завершать задачи
• Опыт работы в юридической фирме или правовой среде — большой плюс
• Полная занятость, Пн-Пт, 9:00–17:00 по времени США

Будет плюсом

• Опыт работы в юридической сфере или юридической фирме
• Знание английского языка на уровне native-like
• Опыт управления сложным расписанием адвоката или юриста
• Навыки работы с юридическими документами

Условия

• Полная занятость с понедельника по пятницу
• Работа в удалённом формате из Латинской Америки
• Рабочее время соответствует часовому поясу США (9:00–17:00)
• Возможность работать в международной юридической практике
• Гибкость в условиях работы вне офиса

Навыки

• Administrative Support
• Calendar Management
• Email Communication
• Document Preparation
• Client Intake
• Time Management
• Organization
• English Language

Могут спросить на собеседовании

1. Как вы организуете свой рабочий день при работе с множеством задач и приоритетов?
2. Расскажите о ситуации, когда вам пришлось работать с несколькими сроками одновременно. Как вы справлялись?
3. Какой опыт у вас есть в составлении профессиональной деловой переписки? Приведите пример.
4. Как вы обеспечиваете точность и внимательность к деталям в рутинных задачах?
5. Приходилось ли вам работать в команде с людьми из разных культур или часовых поясов?