Executive Assistant | Freelance

О позиции

Мы — растущая международная организация Artinis & NIRx, чьи технологии поддерживают ведущих учёных и исследователей по всему миру. Мы ищем двух опытных помощников руководителя для оказания удалённой поддержки нашей управленческой команде. Это практическая роль для человека, который любит приносить структуру в занятую рабочую среду, всегда быть на шаг впереди и обеспечивать решение всех практических вопросов.

Чем заниматься

• Планирование, бронирование и поддержка международных деловых поездок, включая управление изменениями и решение проблем при изменении планов. Управление календарями и координация встреч,appointments и приоритетов для защиты времени управленческой команды. Подготовка внутренних и внешних встреч, включая сбор информации и обеспечение участников необходимыми материалами. Организация внешних встреч, конференций и других деловых мероприятий. Обработка и форматирование документов для обеспечения точности и готовности к использованию. Временное ведение электронной почты в периоды отсутствия руководителей. Подготовка и управление расходами точно и вовремя. Координация личных назначений, которые влияют на рабочий календарь. Работа с конфиденциальной информацией на высоком уровне дискретности. Сотрудничество с административными коллегами для обеспечения надёжной поддержки и непрерывности работы.

Что ждут

• Не менее трёх лет профессионального опыта в роли помощника руководителя, личного ассистента или аналогичной должности. Предыдущий опыт планирования и поддержки деловых поездок. Отличные письменные и устные навыки английского языка на уровне C1 или выше. Сильные организационные способности и умение управлять несколькими приоритетами без упуска из виду деталей. Проактивный и независимый стиль работы, особенно при удалённой работе. Хорошее суждение и дискретность при работе с конфиденциальной информацией. Ясные и профессиональные коммуникативные навыки и уверенность при работе со старшими стейкхолдерами. Готовность адаптироваться при изменении приоритетов, графиков или планов в кратчайшие сроки. Уверенное использование современных цифровых инструментов и интерес к эффективному применению AI-инструментов.

Будет плюсом

• Хорошие рабочие знания Microsoft 365. Предыдущий опыт поддержки международных или географически распределённых команд. Опыт организации поездок across multiple стран и часовых поясов. Ознакомление с авиакомпаниями, программами лояльности отелей. Интерес к науке, технологиям или сектору медицинских технологий.

Условия

• Разнообразная позиция с прямым доступом к международной управленческой команде. Высокая степень автономии и возможность взять настоящую ответственность за повседневные задачи. Совместная международная рабочая среда с коллегами в Европе, Северной Америке и Азии. Возможность тесно сотрудничать с другим помощником руководителя, предоставляя поддержку друг другу. exposure к растущей компании на стыке науки и технологий. Приглашение на корпоративные мероприятия компании в Берлин (приблизительно два раза в год). Посещение приветствуется, но не обязательно.

Навыки

• Executive Assistance
• Calendar Management
• Travel Coordination
• Microsoft Office 365
• Document Preparation
• Expense Management
• Stakeholder Communication
• Remote Work
• Project Coordination
• AI Tools

Могут спросить на собеседовании

1. Расскажите о вашем опыте управления календарём и координацией встреч для директоров высокого уровня.
2. Как вы управляете сложными деловыми поездками и решаете проблемы, если планы меняются?
3. Опишите ваш опыт работы с конфиденциальной информацией и высокие стандарты дискретности.
4. Какие инструменты и методы вы используете для организации своей работы при удалённом формате?
5. Приведите пример, когда вам пришлось быстро адаптироваться к изменению приоритетов в работе.