Executive Assistant - AI & Business Operations

О позиции

Мы — быстрорастущий стартап, где приоритеты могут быстро меняться, а процессы только формируются. Мы ищем человека, который умеет привносить структуру и надёжность в насыщенный рабочий день. Роль охватывает HR, финансы, IT и маркетинг, с практическим использованием ИИ для организации информации, координации работы и улучшения процессов.

Чем заниматься

• Транслировать приоритеты CEO в конкретные планы с чёткими ответственными и дедлайнами
• Вести обзор текущих инициатив, выявлять зависимости и заранее сигнализировать о задержках или решениях
• Координировать работу команды стартапа, внешних партнёров и сервисных провайдеров
• Подготавливать краткие исследования, брифы для встреч, сравнения и рекомендации
• Организовывать встречи, переписку и расписание, фиксировать решения и следить за выполнением действий
• Поддерживать HR-операции: координация найма, онбординг, документация
• Поддерживать финансовые операции: организация счетов, расходов, графиков платежей
• Поддерживать маркетинговые инициативы: брифы, активы, дедлайны, коллаборация
• Координировать IT-запросы, доступы, подписки ПО, коммуникацию с техколлегами
• Организовать и улучшить использование Microsoft 365 командой, обеспечивая структурированность
• Подключать инструменты Microsoft к ИИ-скиллам и рабочим потокам с соблюдением конфиденциальности
• Создавать, адаптировать и поддерживать повторяемые ИИ-скиллы для исследований, отчётности, документации
• Проверять ИИ-генерируемый контент на точность, релевантность и полноту перед использованием
• Организовывать деловую информацию и конфиденциальные вопросы с дискрецией

Что ждут

• Опыт работы административным помощником руководителя, бизнес-операциями или аналогичной позицией с широкой автономией
• Понимание HR, финансов, IT и маркетинга для координации задач и распознавания, когда требуется экспертиза
• Практический опыт работы с Microsoft 365: Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Excel, Word, PowerPoint
• Навыки организации коллаборации через эти инструменты: общие документы, структурированная информация, трекинг задач
• Уверенное использование Excel для операционного обзора, сверки данных и подготовки отчётов
• Практический опыт создания или настройки повторяемых ИИ-скиллов и их применения в реальных задачах
• Способность объяснить реализованный рабочий процесс, включая проверку результатов и обработку ограничений
• Сильная ориентация на приоритизацию и доведение задач до конца без постоянных напоминаний
• Чёткая письменная и устная коммуникация на английском языке
• Умение сохранять спокойствие и качество работы под давлением
• Зрелое суждение относительно конфиденциальности, прав доступа и информации, передаваемой ИИ-инструментам
• Желание брать ответственность, решать routine issues самостоятельно и оперативно эскалировать риски
• Стрессоустойчивость и адаптивность в стартап-среде с меняющимися приоритетами и неполной информацией
• Практический подход к решению проблем при отсутствии чётких процессов или инструкций

Будет плюсом

• Непосредственный опыт работы с основателем или поддержки небольшой стартап-команды
• Опыт улучшения процессов, охватывающих несколько бизнес-функций
• Опыт использования ИИ-агентов, интеграций инструментов или платформ автоматизации
• Hands-on опыт работы с Power Automate, Microsoft Copilot и Copilot Studio для создания автоматизаций
• Опыт построения повторяемых процедур и разделяемых знаний для команды
• Опыт координации рекрутмента, финансового администрирования, поставщиков или маркетинговых доставок

Условия

• Близкое сотрудничество с CEO и полная видимость по операциям стартапа
• Значительная ответственность за операционную работу и улучшение процессов
• Широкая роль, сочетающая исполнительную поддержку, координацию команды и практическое применение ИИ
• Полностью удалённый формат работы
• Ежемесячная компенсация в USD

Навыки

• Microsoft 365
• Outlook
• Teams
• SharePoint
• OneDrive
• Excel
• Word
• PowerPoint
• Power Automate
• Microsoft Copilot
• AI automation
• Process improvement
• Project coordination
• HR operations
• Financial administration
• IT coordination

Могут спросить на собеседовании

1. Опишите пример рабочего процесса, который вы создали или значительно адаптировали с использованием ИИ. Какую задачу он поддерживал и какие результаты дал?
2. Приведите случай, когда вам приходилось управлять несколькими параллельными задачами с изменяющимися приоритетами. Как вы организовали свою работу?
3. Как вы обеспечиваете конфиденциальность при использовании ИИ-инструментов для обработки бизнес-информации? Какие принципы применяете?
4. Опишите ситуацию, когда вам требовалось координировать задачи между разными функциями бизнеса (HR, финансы, IT, маркетинг). Что было самым сложным?
5. Как вы проверяете точность и качество работы, сгенерированной ИИ-инструментами? Приведите конкретные критерии и шаги.