V107- Finance and Billing Specialist

О позиции

Мы ищем проактивного и внимательного к деталям двуязычного финансового и биллинг-ассистента для поддержки финансовых операций в динамичной юридической среде. Эта роль требует сотрудничества с финансовыми специалистами, юридическими командами и руководством для обеспечения своевременного сбора платежей и подготовки клиентских счетов. Идеальный кандидат хорошо организует процессы, коммуницирует на двух языках и стремится оптимизировать рабочие процедуры через технологии.

Чем заниматься

• Загрузка часовых записей и участие в процессах подготовки выставленных счетов
• Координация деятельности по сбору платежей клиентов
• Подготовка, скачивание и рассылка клиентских счетов и выписок
• Передача средств доверительных счетов для юридических расходов
• Обновление комментариев предварительного биллинга от стейкхолдеров
• Предоставление юридическим командам информации о статусе финансов клиентов и балансах доверительных счетов
• Генерация предбиллингов согласно еженедельным циклам биллинга
• Коммуникация с клиентами по outstanding balance и требованиям оплаты
• Поддержка баланса reconciliations и генерация сводок движения средств
• Согласование утверждения счетов с руководителями отделов
• Загрузка клиентских оплат в отчёты cash flow
• Обеспечение соблюдения внутренних графиков биллинга и сроков отчётности
• Идентификация возможностей улучшения эффективности отчётности и рабочих процессов
• Документирование и обновление процедур для актуальных учебных материалов

Что ждут

• Опыт 2-3 года в биллинге, финансах, бухгалтерии или юридической финансовой среде
• Опыт управления клиентскими счетами, инкассацией, финансовыми отчётами и обработкой платежей
• Работа со строгими дедлайнами и высокими объёмами финансовых транзакций
• Продвинутые навыки Microsoft Excel — формулы и функции отчётности (обязательно)
• Профiciency в Google Sheets и опыт редактирования скриптов в Google Sheets
• Сильные письменные и устные навыки английского и испанского языков
• Отличное внимание к деталям и высокая организованность
• Аналитические способности и умение решать проблемы
• Способность работать независимо и в команде
• Соблюдение конфиденциальности финансовой информации
• Процессно-ориентированный подход с commitment к точности

Будет плюсом

• Опыт использования Rocket Matter и FileVine
• Знания в области legal finance и trust account reconciliation
• Навыки script editing в Google Sheets
• Опыт cross-training на функции финансового департамента
• Проактивный подход к выявлению и внедрению улучшений процессов

Условия

• Удалённая работа с американскими работодателями
• Международный опыт работы с diverse культурами
• Карьерный рост и профессиональное развитие
• Сертификат Great Place to Work Certification компании
• Комфортная атмосфера и поддержка команды
• Возможность улучшить financial operations processes

Навыки

• Microsoft Excel
• Google Sheets
• Financial Reporting
• Accounts Receivable
• Billing Management
• Trust Account Reconciliation
• Payment Processing
• Invoice Preparation
• Cash Flow Analysis
• Client Communication
• Data Entry
• Process Improvement
• Cross-cultural Communication
• Time Management
• Conflict Resolution

Могут спросить на собеседовании

1. Расскажите о вашем опыте работы с финансовым биллингом и подготовкой счетов для клиентов.
2. Какие продвинутые функции Excel вы использовали в предыдущих ролях?
3. Как вы обеспечивали соблюдение дедлайнов при высокой загрузке задачами?
4. Опишите ситуацию, когда вам пришлось общаться с клиентом об outstanding balance. Как вы решили проблему?
5. Какой опыт у вас есть с Google Sheets скриптами или автоматизацией процессов?