Fire Alarm Admin Assistant

О позиции

Ищем внимательного администратора для поддержки отдела пожарной сигнализации. Вы обеспечите бесперебойную работу отдела, ведя документацию по инспекциям, координируя встречи техников с клиентами и помогая в подготовке коммерческих предложений. Работа полностью удалённая, гибкий график: понедельник–четверг 9:00–15:00, пятница до 13:30 по часовому поясу Филиппин.

Чем заниматься

• Подготовка, организация и хранение документов по инспекциям систем пожарной сигнализации
• Обеспечение соответствия регуляторным и техническим стандартам безопасности
• Внесение данных и ведение записей в QuickBooks
• Помощь в расчёте смет и подготовке коммерческих предложений
• Контроль инвойсов, оплат и сервисных расходов
• Планирование и управление сервисными вызовами
• Коммуникация с техниками и клиентами для подтверждения встреч
• Подготовка отчётов и ведение проектной документации
• Административная поддержка менеджмента

Что ждут

• Среднее специальное образование или опыт в административной поддержке
• Опыт работы в офисном администрировании, желательно в строительстве или технических услугах
• Знание системы QuickBooks для бухгалтерского учёта
• Уверенное владение пакетом Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
• Навыки подготовки коммерческих предложений и работа с отчётностью
• Внимательность к деталям и способность работать с документами

Будет плюсом

• Опыт работы с системами пожарной безопасности
• Знание регуляторных требований в области безопасности
• Опыт координации выездных работ и управления задачами команд
• Английский язык для деловой переписки

Условия

• Полностью удалённая работа из Филиппин
• Гибкий график: 4 дня в неделю, короткие рабочие дни
• Работа с международными компаниями
• Возможности профессионального роста в сфере администрирования
• Чёткие процессы и организованные задачи

Навыки

• QuickBooks
• Microsoft Excel
• Microsoft Word
• Microsoft Outlook
• Administrative Support
• Documentation
• Bookkeeping
• Data Entry
• Scheduling
• Business Communication

Могут спросить на собеседовании

1. Как вы обеспечиваете точность при вводе данных в финансовые системы?
2. Опишите ваш опыт координации встреч между разными сторонами.
3. Что для вас значит обеспечение соответствия требованиям безопасности?
4. Как вы управляете несколькими задачами одновременно с дедлайнами?
5. Какой опыт у вас есть в подготовке коммерческих предложений или смет?