Administrative Assistant (Transportation & Logistics) - PERMANENT DAYSHIFT, REMO

О позиции

Мы ищем внимательного к деталям административного помощника для поддержки повседневных операций нашей команды в области транспорта и логистики. Идеальный кандидат обладает сильными организаторскими навыками, опытом работы с системами учёта и выставления счетов, а также способностью эффективно управлять несколькими задачами в быстрорастущей компании.

Чем заниматься

• Оказание административной поддержки команде операций и логистики
• Подготовка, выпуск и отслеживание счетов через Xero и Invoice2go
• Ведение точных финансовых и операционных записей
• Координация графиков, бронирований и логистической документации
• Помощь в работе с дебиторской задолженностью и контроль outstanding платежей
• Обработка данных, архивация и управление документами
• Коммуникация с клиентами, водителями и поставщиками по вопросам документов и выставления счетов
• Поддержка соответствия требованиям регулирования в транспорте и логистике
• Генерация отчётов и помощь в базовом финансовом согласовании
• Выполнение общих офисных обязанностей, включая управление email и переписку

Что ждут

• Подтверждённый опыт работы административным помощником, желательно в сфере транспорта, логистики или цепочки поставок
• Практический опыт работы с Xero (требуется) — кастомизированная платформа
• Знание фактурирования, биллинга и основ бухгалтерского учёта
• Уверенное владение Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) или Google Workspace
• Отличные организаторские навыки и тайм-менеджмент
• Внимание к деталям и точность
• Эффективные письменные и устные коммуникативные навыки
• Способность работать самостоятельно и обрабатывать несколько приоритетов

Будет плюсом

• Опыт в грузоперевозках, диспетчеризации или логистической координации
• Знакомство с CRM или системами управления логистикой
• Базовое понимание бухгалтерии и финансового отчётности
• Навыки решения проблем и быстрая адаптивность

Условия

• Удалённая работа из филиппинских локаций
• Полная занятость с фиксированным дневным графиком
• Работа с международными клиентами и командами
• Стабильные рабочие часы с 11:00 до 19:00 по Сиднею
• Возможность развития в сфере логистики и транспорта

Навыки

• Xero
• Invoice2go
• Microsoft Excel
• Microsoft Word
• Microsoft Outlook
• Google Workspace
• Administrative Support
• Invoicing
• Data Entry
• Logistics Coordination
• Accounts Receivable
• Document Management
• Communication
• Time Management
• Attention to Detail

Могут спросить на собеседовании

1. Опишите ваш предыдущий опыт работы с системами выставления счетов и фактурирования.
2. Как вы организуете свою работу при одновременном управлении несколькими задачами?
3. Приведите пример ситуации, когда вам пришлось решать проблему с некорректными данными или ошибками в документах.
4. Как вы поддерживаете коммуникацию с различными сторонами при работе с документами и выставлением счетов?
5. Что для вас важнее всего в работе административного помощника в сфере логистики?