Virtual Assistant (Part-time)

О позиции

Вы будете оказывать административную и операционную поддержку владельцу малого бизнеса, занимающегося обслуживанием клиентов в рамках NDIS. Позиция сфокусирована на бэкенд-задачах, что позволяет основателю концентрироваться на работе с клиентами и развитии бизнеса. Вы получите возможность работать в динамичной стартап-среде и освоить специализированные платформы.

Чем заниматься

• Управление входящей почтой: мониторинг email, составление ответов, обновление шаблонов, помощь в массовой рассылке
• Административная поддержка: документы, отчётность, повседневные задачи компании
• Календарь и планирование: организация встреч, координация расписаний
• Создание и ведение документов: отчёты, шаблоны, онбординговые материалы, бизнес-рекорды
• Поддержка по NDIS: работа с клиентами в CRM и системах, связанных с NDIS
• Биллинг: помощь в документации и базовой сверке счетов через Xero
• Организация бизнеса: трекинг задач, контроль вех, поддержка развития
• ИИ-поддержка рабочих процессов: использование ИИ-инструментов для создания документов и оптимизации процессов

Что ждут

• Предыдущий опыт работы Виртуальным помощником, административным или исполнительным ассистентом
• Опыт поддержки предпринимателей или малого бизнеса будет преимуществом
• Сильные организаторские навыки и внимание к деталям
• Хорошие письменные и устные навыки общения на английском языке
• Уверенное управление электронной почтой, календарём, документами и административными процессами
• Знакомство с ИИ-инструментами (Claude, ChatGPT)
• Желание изучать новые платформы, особенно связанные с NDIS

Будет плюсом

• Базовые знания Xero
• Опыт работы с облачными инструментами управления документами (OneDrive, Airtable)
• Знание Trello
• Опыт работы с CRM-системами (включая NDIS-ориентированные)
• Готовность работать сразу после найма

Условия

• Удалённая работа из любой точки Филиппин
• Частичная занятость — примерно 4 часа в день
• Гибкий график при согласовании с владельцем бизнеса
• Возможность использовать современные ИИ-инструменты для повышения продуктивности
• Обучение рабочим системам и платформам со стороны компании
• Работа в малой команде, быстрый рост

Навыки

• AI Productivity Tools
• Email Management
• Calendar Scheduling
• Xero Accounting Software
• Microsoft OneDrive
• Airtable
• Trello
• Cloud Document Management
• CRM Systems
• Administrative Support
• Document Creation

Могут спросить на собеседовании

1. Опишите ваш предыдущий опыт работы Виртуальным или административным помощником. С какими задачами вы справлялись?
2. Какие ИИ-инструменты вы использовали? Для каких задач они помогли вам повысить эффективность?
3. Как вы организовываете свою работу при удалённом формате? Как управляете приоритетами?
4. Есть ли у вас опыт работы с бухгалтерскими программами (например, Xero) или CRM-системами? Если да, то каким именно.
5. Что для вас важнее при административной поддержке: точность выполнения задач или скорость их выполнения?