Records Support Specialist

О позиции

Мы растём! Ищем специалиста по поддержке работы с документами для присоединения к нашей команде клиентской поддержки. Вы будете первым контактом для клиентов из юридических фирм — от первого запроса до его разрешения. Ваша задача — быть связующим звеном между клиентами, ожидающими документы, и командами, которые их доставляют. Это новая и быстрорастущая область бизнеса, где вы сможете помочь формировать процессы и знания.

Чем заниматься

• Ответы на входящие звонки, письма и заявки в Zendesk как первая линия поддержки
• Отслеживание статуса открытых запросов в Record Vault с соблюдением конфиденциальности PHI
• Консультирование клиентов о процедуре получения документов, сроках и требованиях
• Проверка новых заказов на полноту и отслеживаниеmissing информации
• Идентификация и решение типичных блокировок или эскалация проблем
• Маркировка срочных запросов и информирование клиентов о прогрессе
• Сотрудничество с менеджерами по аккаунтам для обработки экстренных запросов
• Следование процедурам HIPAA и кибербезопасности при работе с чувствительной информацией
• Участие в создании и улучшении инструкций и базы знаний

Что ждут

• Опыт телефонной клиентской поддержки 1–3 года
• Навыки работы в стрессовых ситуациях с сохранением спокойствия
• Сильные навыки письменной и устной коммуникации
• Организованность и умение управлять несколькими приоритетами одновременно
• Опыт работы в Zendesk, Slack и системах управления запросами на документы
• Знание стандартов HIPAA и опыт работы с конфиденциальной информацией
• Готовность работать по графику с понедельника по пятницу [8-5pm PT

Условия

• Полная занятость, удалённый формат
• Заработная плата $24–29 в час
• Медицинское, стоматологическое и зрительное страхование (部分 планы покрываются на 100%)
• Гибкий оплачиваемый отпуск
• Варианты участия в капитале компании
• Доступ к 401(k) счету
• Компенсация домашнего офиса и интернет/телефона

Навыки

• customer_support
• zendesk
• slack
• data_entry
• communication_skills
• hipaa_compliance
• problem_solving
• time_management
• medical_records

Могут спросить на собеседовании

1. Опишите ситуацию, когда вы работали со сложным или недовольным клиентом под давлением сроков. Как вы поступили?
2. Как вы обеспечиваете конфиденциальность при работе с чувствительными данными клиентов?
3. Расскажите о вашем опыте работы с системами тикетинга (например, Zendesk). Как вы организовываете свой рабочий процесс?
4. Что для вас значит «белые перчатки» в обслуживании клиентов? Приведите пример.
5. Как вы расставляете приоритеты, когда обрабатываете несколько одновременных задач и обращений?