Dental Scheduling Virtual Assistant | South Africa

О позиции

Мы ищем опытного виртуального ассистента для поддержки педиатрической стоматологической практики в Техасе. Ваша основная задача — проактивно работать с базой данных отложенных лечениями и напоминаний о повторных визитах, превращая возможности в записанные приёмы. Работа полностью удалённая, с доступом к облачной стоматологической системе управления практикой и интернет-телефонии. Успех измеряется реальными результатами: качеством звонков, завершёнными follow-up и количеством запланированных appointments.

Чем заниматься

• Ежедневный outreach процесс для пациентов с отложенным лечением и просроченными re-care визитами
• Получение и обработка отчётов об outstanding treatment и re-care из системы управления практикой каждый рабочий день
• Выполнение целевого показателя 40-60 качественных outbound calls в день при сохранении дружелюбного подхода
• Последовательное follow-up пациентам, которые не записались с первого раза
• Точное планирование appointment на основе доступности клиники и потребностей пациентов
• Работа через интернет-телефонную систему с отображением номера клиники
• Ведение ежедневного отчёта активности с данными по контактам и запланированным визитам
• Поддержание организованности outreach lists для прозрачности прогресса
• Участие в регулярных update meetings с владельцем практики и координаторами фронт-офиса
• Представление детской практики в дружелюбном и профессиональном стиле

Что ждут

• Доказанный опыт работы в стоматологическом офисе по планированию outstanding treatment и re-care/recall appointments
• Подтверждённая track record конвертации outbound patient follow-up в записанные appointments
• Готовность выполнять 40-60 quality outbound call attempts в день с последовательным follow-up
• Возможность работать full-time Monday-Friday, 8:00 AM-5:00 PM Central Time
• Комфортная работа независимо в cloud-based dental practice management software и internet phone systems
• Надёжный home-office setup с backup internet и power
• Готовность участвовать в activity monitoring во время рабочих часов

Будет плюсом

• Опыт работы с Curve Dental Software
• Опыт работы с другими dental practice management platforms

Условия

• Полная занятость (Full-Time Contractor)
• Удалённая работа из любой локации
• Структурированный onboarding
• Clear expectations и outcomes-first culture
• Доступ к облачным системам управления практикой
• Возможность прямого взаимодействия с owner of practice
• Гибкий start как можно скорее

Навыки

• Dental Practice Management Software
• Patient Scheduling
• Telephony
• VoIP
• Cloud Systems
• Customer Service
• Cold Calling
• CRM
• Time Management
• Communication Skills

Могут спросить на собеседовании

1. Какой у вас опыт работы с dental practice management software и how long?
2. Как вы планируете достичь цели 40-60 outbound calls в день при высоком качестве контакта?
3. Расскажите о случае, когда вам удалось convert unresponsive patient into booked appointment through persistent follow-up.
4. Как вы будете manage time между разными outstanding treatment patients без приоритета?
5. Что для вас важнее — volume звонков или качество коммуникации с patient? Почему?