People Operations Coordinator

О позиции

Вы будете работать в роли, ориентированной на операционную эффективность и исполнительскую деятельность. Эта позиция не является активным рекрутером или HR-генералистом — это административно-координационная роль, где ваша задача — устранять бюрократические сложности, обеспечивать плавное движение кандидатов по воронке найма и создавать безупречный опыт для новых сотрудников. Вы будете тесно взаимодействовать с Директором по операциям с персоналом и талантам, менеджерами по найму и внутренними стейкхолдерами, поддерживая организованные рабочие процессы и следя за дедлайнами. Компания развивается с ростом 350% в год и ценит высокую ответственность, проактивность и качество выполнения задач.

Чем заниматься

• Координация собеседований: планирование интервью, панельных обсуждений и коммуникации с кандидатами в разных часовых поясах
• Поддержка данных в системе ATS: обеспечение актуальности информации о кандидатах и бесшовного движения по воронке найма
• Главный контакт для кандидатов по вопросам scheduling, статусам и общим запросам
• Публикация и обновление открытых вакансий на job boards и карьерном портале
• Ведение рекрутмента trackers, логирование обратной связи по кандидатам, генерация базовой отчётности
• Административная реализация pre-boarding нового сотрудника: background checks, reference checks, тестовые задачи
• Организация получения оборудования, доступа к ПО и welcome materials до первого дня работы
• Назначение и проведение session orientation Day 1/Week 1, административные синки, вводные встречи с командой
• Сбор, проверка и конфиденциальное хранение всех required employment documents, I-9/tax forms, policy acknowledgments
• Документирование и обновление SOP для recruitment coordination, onboarding workflows, task checklists в ClickUp

Что ждут

• 2–3 года опыта в административной, координационной, HR-support или executive assistance роли
• Сильная уверенность в использовании Google Workspace (Gmail, Google Calendar, Docs, Sheets)
• Знание инструментов project management (ClickUp, аналогичные платформы) — предпочтительно
• Исключительные письменные и устные навыки коммуникации, внимание к деталям, организованность
• Умение управлять чувствительной информацией о кандидатах и сотрудниках с соблюдением конфиденциальности
• Способность работать самостоятельно, приоритизировать несколько дедлайнов в fast-paced remote-first среде
• Готовность работать в US time zones независимо от географического расположения
• Юридическая авторизация на работу в США, возможность работать в бизнес-часы США
• Доступ к компьютеру, надёжное интернет-соединение, рабочее место без отвлекающих факторов

Будет плюсом

• Предварительный опыт использования ATS, HRIS platforms или project management software (ClickUp, Asana)
• Прямой опыт поддержки recruitment administration, interview scheduling, new-hire onboarding execution
• Понимание compliance standards и требований I-9/tax forms
• Опыт документирования стандартных operating procedures (SOP)
• Базовый опыт работы с reporting на recruiting metrics

Условия

• Базовая заработная плата $55,000–$65,000 в год (определяется исходя из location, skills, experience)
• 15 дней оплачиваемого отпуска (PTO) + 10 оплачиваемых праздничных дней в год
• Комплексное медицинское страхование, dental и vision планы
• 401(k) с best-in-class match от компании
• Эксклюзивные employee product discounts
• Возможность удалённой работы для кандидатов из США
• Работа в high-growth, fast-paced среде с возможностью профессиональной эволюции
• Низкий ego culture с прямой feedback и чёткими expectations

Навыки

• Google Workspace
• Applicant Tracking Systems
• HRIS
• ClickUp
• Project Management Software
• Calendar Management
• Data Entry
• Process Documentation
• SOP Development
• Candidate Screening Support
• Onboarding Administration
• Compliance Documentation
• Interview Scheduling
• Remote Work Collaboration
• Administrative Coordination

Могут спросить на собеседовании

1. Как вы обеспечиваете точность и актуальность данных в ATS при высокой нагрузке?
2. Расскажите о ситуации, когда вы выявили административный bottleneck и улучшили процесс.
3. Как вы управляете несколькими дедлайнами и приоритетами в параллельно работающих проектах?
4. Опишите ваш подход к обеспечению конфиденциальности при работе с чувствительной информацией о кандидатах и сотрудниках.
5. Что для вас означает создание «высокого качества кандидатского опыта» в практическом плане?