Remote Chief of Staff

О позиции

Компания работает со стартапами США и ЕС, поддерживая технологии в сфере здравоохранения. Клиент — технологически ориентированная компания, помогающая организациям оптимизировать операции и повышать эффективность. Вам предстоит работать непосредственно с Chief Operating Officer, обеспечивать структурированность рабочих процессов, отслеживание проектов и отчётности по мере масштабирования бизнеса. Роль начинается с hands-on поддержки и постепенно расширяется до большего управления операционными инициативами.

Чем заниматься

• Управление календарём COO, встречами и приоритетами
• Обработка входящей почты Outlook и исполнение follow-ups
• Отслеживание ключевых обязательств, дедлайнов и пунктов действий
• Настройка систем управления задачами для повышения продуктивности
• Координация стейкхолдеров, таймлайнов и deliverables между функциями бизнеса
• Поддержка трекеров проектов, операционных дашбордов и отчётов в Smartsheet и Excel
• Административные процессы корпоративных операций, комплаенса и внутренних функций
• Выявление неэффективностей и рекомендации по улучшению процессов
• Поддержка административной и операционной работы по ключевым клиентским аккаунтам
• Координация биллинговых документов, аттестаций комплаенса и повторяющихся запросов клиентов
• Коммуникация со внутренними и внешними стейкхолдерами на английском и испанском
• Отслеживание ожидающих клиентских deliverables и поддержка отчётности по performance аккаунтов
• Подготовка обновлений о статусе проекта, приоритетах и бизнес-показателях
• Организация и визуализация операционных и финансовых данных для принятия решений
• Выявление возможностей использования AI, автоматизации и инструментов продуктивности

Что ждут

• 4+ года опыта в поддержке исполнительных уровней, управлении проектами, бизнес-операциях, консалтинге или схожей роли с focus на execution
• Практический опыт использования Microsoft Outlook для управления календарём и почтой
• Знание Microsoft Excel для отчётности и трекинга (сводные таблицы, дашборды, организация данных)
• Опыт построения и поддержания трекеров проектов или дашбордов в Smartsheet
• Опыт координации межфункциональных проектов с несколькими стейкхолдерами, таймлайнами и deliverables
• Хотя бы одна выстроенная или улучшенная система управления задачами, трекинга или процессов, описанная в CV
• Свободное владение английским (C1+) и испанским (C1+) по шкале CEFR

Будет плюсом

• Опыт работы Chief of Staff или прямого операционного партнёра C-level руководителя
• Опыт в здравоохранении, health technology или других регулируемых отраслях
• Фон в управлении консалтингом, бизнес-операциях или операционной трансформации
• Опыт работы с Todoist и AI-enabled инструментами продуктивности
• Опыт поддержки распределённых команд или fast-growing организаций

Условия

• Конкурентоспособный заработок на основе опыта и навыков
• Полностью удалённая работа из любой локации
• Бонусы за соблюдение CRM hygiene и своевременную отчётность
• Щедрый оплачиваемый отпуск согласно политике компании
• Страховое покрытие HMO для сотрудников из PH после 3 месяцев
• Наставничество от международных отраслевых экспертов
• Доступ к ресурсам для профессионального развития
• Глобальное нетворкинг с профессионалами worldwide

Навыки

• Executive Support
• Operations Management
• Project Management
• Stakeholder Management
• Business Intelligence
• Data Analysis
• Process Improvement
• Calendar Management
• Email Management
• Microsoft Excel
• Smartsheet
• CRM Hygiene
• Report Generation
• Budget Administration
• Compliance Tracking
• Cross-functional Collaboration
• Task Management Systems
• English Language
• Spanish Language

Могут спросить на собеседовании

1. Расскажите о случае, когда вы внедрили систему управления задачами или процесса, которая улучшила продуктивность вашей команды или руководителя.
2. Как вы организовываете работу календаря и почтового ящика руководителя, который постоянно принимает решения под давлением?
3. Опишите ситуацию, когда вам пришлось координировать несколько стейкхолдеров с разными сроками и приоритетами. Что было вашим подходом?
4. Приведите пример использования данных в Excel или Smartsheet для поддержки управленческого решения.
5. Как вы обеспечиваете коммуникацию с мультиязычными стейкхолдерами и поддерживаете качество переписки на английском и испанском?